Tiliote tositteena
Tiliote tositteena (TITO) on suomalaisen KHT-tilintarkastajan Pauli Vahteran keksintö, joka muutti huomattavasti ja automatisoi kirjanpidon pitämisen Suomessa 1992 järjestelmän tultua käyttöön ensimmäisenä Suomen Yhdyspankissa.lähde? SYP:ssä oli laskettu, että pelkästään siellä palvelu säästi vuodessa 1,5 miljardia markkaa, kun kaikki henkilöstösäästöt huomioidaan.lähde? ”Pankkikriisi pakotti pankit tehostamaan toimintaansa ja karsimaan alan ylikapasiteettia. Henkilöstö puolittui runsaasta 50 000:sta (1990) noin 25 000:een (1997) eikä ole siitä sittemmin merkittävästi kasvanut.”lähde? Tiliote mahdollisti tuosta vähennyksestä suuren osan.lähde?
Tiliote poisti tosite-/tilioteprikkaukset kokonaan pankkien asiakkaiden kirjanpidosta. Kun tiliotteet voitiin käsitellä sähköisinä ja kirjanpitomerkinnät voitiin suurimmalta osalta automatisoida, väheni myös rutiinikirjanpitotyön määrä tilitoimistoissa olennaisesti. Suomalaisen tiliotteen pohjalta tehtiin vastaavia ratkaisuja myös muissa Euroopan maissa, mutta vasta 2000-luvun puolella.lähde?
Historiaa
Vielä 1980-luvun lopussa pankkien tiliotteissa luki tapahtuman kohdalla yleisimmin OTTO tai PANO. Riviselitteitä ei paljoa ollut. Pankkisiirtolomakkeet olivat yleensä 4-osaisia, joista ensimmäinen osa jäi maksajan pankkiin, toinen saajan pankkiin, kolmas toimitettiin maksun saajalle ja neljäs maksettu-leimattuna maksajalle. Joitakin ratkaisuja oli, joissa nämä pankkisiirrot tulostettiin pankin järjestelmästä maksun jälkeen. Kirjanpitäjät parittivat tiliotteella olleen pankkisiirtolomakkeen kolmen viimeisen numeron perusteella maksuja tiliotteisiin. Pankkisiirtojen postittaminen pankista toiseen ja asiakkaille oli valtaisa järjestelmä. Kirjanpitoa haittasi se, että pankkisiirrot tulivat omaan tahtiinsa ja joskus eivät tulleet lainkaan.lähde? Postipankilla oli oma tilisiirtolomakkeensa, joka oli erilainen pankkien siirroista. Viitenumero oli keksitty jo 1970-luvun alussa ja se mahdollisti suoritusten automaattisen kohdistuksen myyntireskontran myyntilaskuihin. Suomi oli tuolloin maksuliikenteessä maailmassa edelläkävijä, mutta kirjanpito ja tositteiden arkistointi oli raskas ja vei paljon resursseja. Esimerkiksi USA:ssa julkaistiin saman aikaan uutinen, että sekkien käsittelyä on nopeutettu sillä, että on hankittu helikoptereita, jotka kuljettavat šekkejä yritysten ja pankkien välillä.lähde? Kirjanpitolautakunnalta pyydettiin lausuntoa siitä, onko hyvän kirjanpitotavan mukaista se, että maksutositteet tulivat miten sattuu yritysten kirjanpito-osastoille.lähde? Alustava lausunto oli kirjoitettu siten, että pankkien on toimitettava kaikki pankkisiirrot asiakkaille. Lautakunnan jäsen Vahtera otti asian pöydälle ja lupasi tuoda seuraavaan kokoukseen paremman esityksen.lähde?
Tiliote tositteena
Vahteran tuolloinen esitys vuonna 1990 oli:lähde?
- erillisistä maksutositteista (pankkisiirrot, tilisiirrot) luovutaan kirjanpidossa
- kaikki maksutiedot esitetään tiliotteella
- tiliotteelle lisätään arkistointitunnus, jolla alkuperäinen tapahtuma on helposti löydettävissä paikasta, jossa maksu on tehty (esim. asiakkaan käteismaksu pankin konttorissa)
- aiemmin viestitietona olleet maksun perusteet kirjoitettiin tiliotteelle
- tiliotteille lisätään maksun saajan (otot) ja maksajan (panot) nimitiedot
- tiliotteelle lisättiin kirjausselite, jonka avulla maksutapahtuma voitiin kirjata automaattisesti pääkirjanpitoon
- tiliotteelle lisätään kontrollitietoja, joiden avulla voidaan tietää millainen alkuperäistapahtuma on (esim. koneellinen siirto, käteismaksu) ja mistä maksun saajan tieto on otettu tiliotteelle (näin poistuivat kavallukset, joissa saajan tilinumero oli virheellinen, ja maksun saajaksi oli kirjoitettu oikea maksun saaja (jotkut tilintarkastajat vastustivat uutta tiliotetta väittämällä, että se lisää kavallusten määrää, kävikin päinvastoin)
- sekä sähköinen tiliote että paperille tulostettu tiliote ovat samanlaiset.
Koska kirjanpitolaki oli pikkutarkka tositteen sisällöstä, tiliotteeseen Vahtera esitti muotoja, jotka vastasivat paperilla olevien tositteiden tietosisältöä:
- kaikkien pankkien tiliotteet tehtiin samanlaisiksi
- kaikki maksuliikenneohjelmistot tulostivat tiliotteen samanlaisina kuin pankit
- lisäksi tehtiin optio, jonka mukaan tiliotteelle voidaan eritellä viitesiirrolla saatujen maksujen maksutiedot, maksupalvelussa tehtyjen maksujen tiedot ja palkka pankkiin -järjestelmän palkansaajakohtaiset maksutiedot. Kaikki nuo voitiin toimittaa myös erillisenä sekä paperilla että sähköisesti automaattista reskontrakäsittelyä varten.
- pankkien ja Postipankin siirtolomakkeet yhdenmukaistettiin ja viestitiedon muoto yhdenmukaistettiin
- viitemaksuihin lisättiin maksajan nimitieto, jotta virheellisten maksujen selvittäminen helpottui.
Samaan aikaan Suomessa kehitettiin pankkiviivakoodi, joka mahdollisti paperilla olevien maksutietojen optisen luvun ilman näppäilyä. Internet-tekniikan kehittyessä maksuliikenne siirtyi nettiin. Pankit lähettävät tiliotteet aamuyöstä yrityksille, jotka siirtävät tiedot omiin järjestelmiin, hoitavat reskontrat automaattisesti ja kirjaavat tiliotetiedot pääkirjanpitoon. Näin kirjanpito on joka aamu ennen työpäivän alkua ajan tasalla. Uudistus vähensi pankeissa työvoiman tarvetta merkittävästi kun suuri osa back office -työstä jäi kokonaan pois.lähde? Myös yrityksissä työmäärät vähenivät rajusti.lähde? Esimerkiksi suuri suomalainen osuuskunta työllisti ennen TITOa neljä henkilöä käsittelemässä tiliotteita ja maksutapahtumia. Uudistuksen jälkeen työhön riitti yksi puolipäiväinen henkilö.lähde?
Aiheesta muualla
- Konekielisten tiliotteiden käyttö (Arkistoitu – Internet Archive)