Veranstaltung

In der ersten Phase wird die Idee für eine Veranstaltung umrissen und verfeinert. Dazu gehören Vorgespräche mit Partnern, die die Durchführung unterstützen, die Information über benötigte Unterlagen und fallweise die Erstellung einer Machbarkeitsstudie. Diese kreative Phase ist oftmals davon geprägt, dass die dort entstehenden Ideen erst später auf ihre Durchführbarkeit hin überprüft werden.

Die Planungsphase beinhaltet die Abstimmung mit den Behörden. Das Ziel ist es, eine fertige Erlaubnis, eine Festsetzung oder einen Bescheid zu erhalten. Je nach Veranstaltung können weitere Konzepte erforderlich und von den Ämtern angefordert werden. Nicht jede Veranstaltung benötigt zwingend eine behördliche Abstimmung, und es gibt in den seltensten Fällen die eine Erlaubnis, öfter sind es mehrere Genehmigungsvorgänge (z. B. ordnungsrechtlich, baurechtlich, umweltrechtlich etc.)

Ist das behördliche Verfahren abgeschlossen, kann die Umsetzung beginnen. In der Praxis wird oftmals mit der Umsetzung begonnen, obwohl keine formale Genehmigung erteilt wurde oder auch gar nicht erforderlich ist. Die Verträge mit den Dienstleistern müssen geschlossen und Personal muss akquiriert werden, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Auch die Auflagen müssen erfüllt werden. In dieser Phase kann es immer wieder Gespräche mit den beteiligten Akteuren geben.

Die Phase der Durchführung umfasst den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. Das behördliche Verfahren kann eine Freigabe nach der sogenannten Gebrauchsabnahme nach sich ziehen.

In der Nachbereitungsphase wird die Veranstaltung ausgewertet. Dies umfasst die Kommunikation, die Auswertung der Besucherzahl und negative wie positive Effekte. Das Ziel sind Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Durchführung.[3]

Den Begriff „Event“ kann man definieren als ein Zusammenkommen/Zusammensein zum gemeinsamen Erleben von Freude oder Zusammengehörigkeit. Ein Event kann von Einzelpersonen, Personengruppen, Vereinen, gewerblichen Anbietern (Eventagentur) oder anderen Institutionen organisiert werden.

• Andere Begriffe: Powwow, Party, Gala, Schauspiel, Stadtfest, Technoparade, Kirmes (Kirchweih, Zeltkirmes, Jahrmarkt, Volksfest), Zirkus, Geburtstag, Hochzeitsfeier, Demonstration, Filmvorführung, Flugschau, Freiluftkonzert, Gottesdienst, Jubiläum, Kinderfest, Konzert, Parade (Defilee, Militärparade), Festival, Benefiz- oder Wohltätigkeitsveranstaltung
• Beispiele: Loveparade, Oktoberfest, Goldene Hochzeit, Incentive (Event, mit dem ein Arbeitgeber Mitarbeiter belohnen möchte)
• Siehe auch: Eventmarketing, Verkaufsförderung

Der Schwerpunkt stellt die Präsentation von Produkten und der damit verbundenen Verkaufsförderung dar.[4]

Bei einer Messe oder einer Ausstellung handelt es sich um eine Präsentation von Produkten und Dienstleistungen. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einer Messe handelt es sich jedoch um eine Veranstaltung ausschließlich für Fachbesucher, während die Ausstellung für das normale Publikum freigegeben ist. Messen und Ausstellungen können vom Ordnungs- oder Gewerbeamt festgesetzt werden und genießen nach Ablauf des Verfahrens Marktfreiheiten.[5]

• Andere Begriffe: Fair, Publikumsmesse, Fachmesse
• Beispiele: CeBIT, IFA, IAA
• Siehe auch: AUMA, FKM, Liste der größten deutschen Messeveranstaltungen

Schwerpunkt ist die Vermittlung und Diskussion von Informationen.[6]

Bei einer Tagung oder einem Kongress handelt es sich um eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einem Kongress handelt es sich jedoch um eine mehrtägige Veranstaltung, während die Tagung namentlich eintägig ist.

• Andere Begriffe: Konferenz (wissenschaftlich, wirtschaftlich oder politisch), Symposium, Convention, Seminar, Unterricht, Workshop, Sitzung (Besprechung, Verhandlung)
• Beispiele: Parteitag, Volkshochschule

Eine Großveranstaltung ist eine besondere Form der Veranstaltung. Nach den Leitlinien von Ministerien liegt sie vor, wenn mindestens 100.000 Besucher erwartet werden, mehr als 5.000 Besucher gleichzeitig auf dem Gelände sind oder ein besonders erhöhtes Gefährdungspotenzial vorliegt. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition. Ist das geplante Ereignis eine Großveranstaltung, werden besondere Anforderungen an den Veranstalter gestellt. So sind bereits in der Planung mehr Partner einzubinden und die Behörden verlangen, dass für einzelne relevante Abläufe Konzepte erstellt werden.[7]

Neben dem Veranstalter als Organisator sind weitere Partner an dem Prozess bereits in der Planungsphase einzubinden. Wichtig ist, dass die Kompetenzen aller Beteiligten klar geregelt sind und die Kommunikation laufend stattfindet.

Im Innenstadtbereich von Berlin gilt eine Bannmeile. Dadurch sind weitere Behörden ergänzend einzubeziehen:

• der Präsident des Deutschen Bundestages
• der Präsident des Abgeordnetenhauses von Berlin
• die Polizei beim Deutschen Bundestag
• die Direktion Berlin der Bundespolizei

Auf Antrag der Genehmigungsbehörde können verschiedene Konzepte notwendig werden. Einzelne Konzepte können gesondert oder als Anlage zum Sicherheitskonzept erforderlich werden.

[3]

Das Projekt BaSiGo wurde vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert. In diesem Projekt stellten Autoren mit langjähriger Erfahrung Informationen zur Planung und Durchführung von Großveranstaltungen zusammen. Ein Schwerpunkt ist das Thema Sicherheit bei Großveranstaltungen.[8]

• Corporate Meeting: Häufig eine Mischung aus Tagung und Incentive
• Messebegleitender Kongress: Ein Kongress, der eine Messe begleitet.
• Kongressmesse: eine Messe, die einen Kongress begleitet.
• Sonderschauen: Spezielle Messen zu einem Thema im Rahmen einer größeren Messe.

Auf Antrag des Veranstalters können bestimmte Veranstaltungen festgesetzt werden. Dazu zählen Messen, Ausstellungen, Wochenmärkte, Spezialmärkte, Jahrmärkte und Volksfeste. Dies geschieht auf Grundlage der Gewerbeordnung und des Marktrechts. Dazu müssen Unterlagen wie eine Beschreibung der Veranstaltung inkl. Skizze, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister sowie ein Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde und eine Versicherungsbestätigung vorliegen. Der Antragsteller erhält auf Grundlage eines Bescheides Marktprivilegien. Finden Großveranstaltungen auch im Außenbereich statt, muss die Sondernutzung von öffentlichem Straßenland genehmigt werden.

Für die Planung und Durchführung einer Veranstaltung sind mehrere Gesetze relevant. Dazu zählen:

• die Muster-Versammlungsstättenverordnung
• die Gewerbeordnung
• die Ordnungsgesetze der Länder
• die Jugendschutz- und Arbeitsschutzgesetze der Länder
• die BewachV
• die StVO
• das StrWG
• das BauGB
• die Feuerschutzgesetze der Bundesländer
• die Gesetze der Bundesländer über die Feuerwehr
• das BImSchG
• das VwVfG
• das Sprengstoffgesetz und die Erste, Zweite und Dritte Sprengstoffverordnung für das Abbrennen von Feuerwerk[12][13][14]
• die Trinkwasserverordnung
• die Richtlinie für Fliegende Bauten (FlBauR)
• die Betriebssicherheitsverordnung[15]
• die Arbeitsstättenverordnung[16]

Die in Berlin relevanten Regelungen sind:

• das Allgemeines Gesetz zum Schutz der öffentlichen Sicherheit und Ordnung in Berlin (ASOG Bln)[17]
• das Berliner Straßengesetz[18]
• das Landes-Immissionsschutzgesetzes Berlin[19]
• das Grünanlagengesetz[20]
• das Gesetz über die Feuerwehren im Land Berlin[21]
• das Gesetz über den Rettungsdienst für das Land Berlin[22]
• die Verordnung über den Betrieb von baulichen Anlagen[23]

In Österreich werden alle Gesetze, die bei der Abhaltung einer Veranstaltung zu beachten sind, in den jeweiligen Veranstaltungsgesetzen der Länder geregelt. Diese sind im Rechtsinformationssystem des Bundes dokumentiert. Das jeweilige Veranstaltungsgesetz ist Landessache und variiert somit in den neun Bundesländern Österreichs.