Tachograph

Vorderseite einer Tachoscheibe

Ausschnitt einer Tachoscheibe mit Erläuterungen

Rückseite einer Tachoscheibe

Tachoscheiben sind selbstbeschriftende Papierscheiben mit einem Durchmesser von 12,3 cm und einem exzentrischen Führungsring in der Mitte, die in mechanischen Fahrtenschreibern verwendet werden. Auf der Vorderseite sind mittig Felder für handschriftliche Eintragungen des Fahrers für Angaben zur Person, Abfahrts- und Zielort sowie -datum, Kraftfahrzeugkennzeichen des Fahrzeugs und der jeweiligen Kilometerstände vorgesehen. Der äußere Bereich wird vom Tachographen mit Nadelspitzen beschrieben. Die Rückseite enthält ein Diagrammfeld für die handschriftliche Eintragung der Tageslenk- und Ruhezeiten, im inneren Ring Felder für die Daten weiterer Fahrzeuge, die ebenfalls mit derselben Tachoscheibe gefahren wurden, sowie auf der rechten Hälfte die beschriebenen ECE-Nummern, die angeben, für welche Tachographen (Hersteller/Bauarten) die jeweilige Tachoscheibe verwendet werden darf.

Die beschriebene Papierscheibe wird auch Diagrammscheibe oder Schaublatt genannt und ist eine technische Aufzeichnung, die erst durch die schriftliche Identität des Fahrers eine Rechtsgültigkeit erlangt. Sie darf nicht beschädigt, verfälscht oder manipuliert werden und hat keine Unterschrift.

Vor Abfahrt hat der Fahrer die Tachoscheibe auszufüllen. Dazu trägt er den Abfahrtsort, das Abfahrtsdatum, das Kraftfahrzeugkennzeichen, den Tachostand und seinen Vor- und Zunamen bei Übernahme des Fahrzeugs ein (der Vorname darf nicht verkürzt werden). Dieser Vor- und Zuname muss persönlich eingetragen werden, weil die Identität des Benutzers eindeutig daraus hervorgehen muss. Die für die Ankunft vorgesehenen Felder bleiben zunächst frei. Ferner stellt er den Wahlschalter für die Zeitgruppe (Lenk-, Arbeits-, Anwesenheits- oder Ruhezeit) entsprechend ein. Mittels eines Schlüssels wird der Tachograph geöffnet, die Scheibe entsprechend der exzentrischen Aussparung in der Mitte in das Gerät eingelegt und dieses wieder verschlossen. Es beginnt nun ab der aktuellen Uhrzeit mit der Aufzeichnung. Da die älteren Geräte nur über eine Zeigeruhr verfügen, die nur 12 Stunden darstellen kann, muss nach Einlegen der Tachoscheibe auf der Scheibe selbst die aktuelle, im äußersten Rand aufgedruckte Uhrzeit nach oben zeigen, bzw. im Modulartacho nach vorn. Mittels der Zeitgruppen-Wahlschalter am Tachographen kann zwischen Lenk- und Ruhezeiten, Arbeitsbereitschaft sowie sonstiger Arbeit beider Fahrer umgeschaltet werden, da bei Mehrfahrerbetrieb Zeitnachweise für beide Fahrer geführt werden müssen. Dies soll dokumentieren, ob die Lenkzeit des ersten und die gleichzeitige Pause oder Arbeitsbereitschaft des zweiten Fahrers in der Anwesenheitszeit gilt. Auch bei stillstehendem Fahrzeug kann unterschieden werden, ob es sich um eine Pause, Arbeitsbereitschaft oder um tatsächliche Arbeitszeit handelt. Die Betriebsbereitschaft des Geräts wird durch einen Sekundenzeiger im Schauglas oder durch die Uhrwerks-Laufkontrolle, eine kleine Öffnung mit einer rotierenden rot-weißen Scheibe dahinter dargestellt. Ferner ist auch das Geräusch eines mechanischen Uhrwerks zu hören. Fehlfunktionen, wie nicht verschlossener Tachograph, nicht eingelegte Scheibe oder nicht eingerastete Trennklappe zeigt das Gerät mittels einer Warnlampe an. In diesem Fall funktioniert während der Fahrt auch die Geschwindigkeitsanzeige des Tachos nicht. Tritt während der Fahrt ein Defekt am Kontrollgerät auf, so kann die Fahrt noch beendet werden. Lenk- und Ruhezeiten sind dabei handschriftlich auf der Rückseite der Tachoscheibe einzutragen.

Nach Beendigung der Fahrt trägt der Fahrer den Ort ein, an dem das Schaublatt entnommen wurde (i. d. R. der Zielort, auch wenn dieser mit dem Abfahrtsort identisch ist), Datum des Arbeitsendes und den Tachostand. Um diesen einfacher vom Anfangskilometerstand subtrahieren zu können, wird dieser in der oberen Zeile über dem Anfangskilometerstand eingetragen und die zurückgelegte Wegstrecke errechnet. Die Tachoscheibe kann bis zu 24 Stunden im Fahrzeug verbleiben, sofern der Fahrer nicht das Fahrzeug wechselt. Es ist nicht notwendig, für Hin- und Rückfahrten getrennte Scheiben auszufüllen oder Zwischenstationen zu benennen, da Tachoscheiben in erster Linie Arbeitszeitnachweise eines Fahrers und keinen Fahrtenbuchersatz darstellen, da Fahrtenbücher vorwiegend aus steuerlichen Aspekten geführt werden und daher immer den Zweck der Fahrt erfassen. Eine Tachoscheibe soll auch nicht unbegründet aus dem Gerät genommen werden, sofern das Fahrzeug nicht gewechselt oder die Schicht beendet wurde.

Tachoscheiben von EG-Kontrollgeräten sind grundsätzlich personenbezogen und das Eigentum des Unternehmers, die er den Kraftfahrern zur Verfügung stellen muss. Wechselt der Fahrer binnen 24 Stunden das Fahrzeug, so kann er mit seiner Tachoscheibe bis zu drei weitere Fahrzeuge fahren, vorausgesetzt die Diagrammscheiben sind für die anderen Tachographen zugelassen und passen bezüglich der Endgeschwindigkeiten zueinander. Die entsprechenden Fahrzeug- und Kilometerdaten trägt der Fahrer dazu auf der Rückseite ein. Das Fahrpersonal muss die Schaublätter bzw. Bescheinigungen über arbeitsfreie Tage der letzten 28 Kalendertage sowie eine vorhandene Fahrerkarte mitführen und auf Verlangen den berechtigten Organen (Polizei, BAG) vorlegen. Wie in Verordnung (EWG) Nr. 3821/85, Absatz IV a) 2.[9] beschrieben, dürfen bei mehreren miteinander verbundenen Tachoscheiben weder Unterbrechungen noch Überlappungen auftreten. Zudem verpflichtet die Verordnung (EG) 561/2006, Artikel 10 (4)[10] alle Verantwortlichen in der Transportkette zur Sicherstellung der Einhaltung der dort beschriebenen Vorschriften.

Dadurch wird eine lückenlose Dokumentation und Überwachung durch die Transportverantwortlichen notwendig, die über geeignete Geräte zum Einscannen von Tachoscheiben[11] und eine Software zum Archivieren und Auswerten möglich ist. Manche Anbieter bieten diese Funktionalitäten auch für digitale Tachographen an, wodurch der Mischbetrieb vereinfacht werden soll.

Modularer Tachograph mit eingelegtem Schaublatt

Zu Beginn der 1990er Jahre kamen von der Herstellerfirma Mannesmann-Kienzle (heute VDO, zu Continental Automotive Systems gehörend) modulare Geräte auf den Markt, in denen das Schaublatt wie z. B. bei einem PC-Laufwerk durch einen Schlitz oder mittels eines Schubfachs (engl. „Tray“) eingezogen wird. Optisch ähnelten die neueren Geräte meist den heute aktuellen, digitalen Tachographen und wurden separat vom Tachometer, zumeist in den Standard-Einbauschächten für Radiogeräte, CB-Funk, OBU etc. montiert. Die ersten Geräte, wie der Kienzle FTCO 1319 besaßen noch ein in sich geschlossenes Gehäuse, in dem Geschwindigkeitsanzeige und -Schreiber integriert waren. Jedoch befand sich der Einzug für die Tachoscheiben waagerecht unterhalb der Geschwindigkeitsanzeige, wie dies im Mercedes-Benz Sprinter oder Actros der ersten Bauserie beispielsweise der Fall ist. Diese Konstruktion hatte für die Fahrzeughersteller den Vorteil, dass die Geschwindigkeitsanzeige sich besser auch hinter die Glasabdeckung in die Armaturentafel integrieren ließ, da nicht mehr die Notwendigkeit bestand, den Tachodeckel selbst öffnen zu müssen. Auch konnte insbesondere bei Transportern darauf verzichtet werden, einen Tachographen zusätzlich im Fahrzeug einbauen zu müssen.

Vordergründig versprach man sich von dieser Entwicklung jedoch eine höhere Manipulationssicherheit, weil sich die konventionellen Geräte mit dem aufklappbar öffnenden Tacho leichter manipulieren ließen, da hier im geöffneten Zustand Tachoscheibe und Mechanik frei lagen. War z. B. der Stift im Gerät verbogen oder an einer bestimmten Stelle mit einem Schaumstoffteilchen oder einem Gummiband blockiert, lief die Geschwindigkeitsaufzeichnung nicht korrekt und „schönte“ gewissermaßen die Aufzeichnung bei eventuellen Geschwindigkeitsübertretungen. Bei den modularen Geräten wird jede Herausnahme des Schaublattes durch den Aufschrieb einer Linie bis an den Außenrand der Scheibe dokumentiert, um jede – möglicherweise unberechtigte – Herausnahme der Tachoscheibe zu dokumentieren und beispielsweise ein nachträgliches Verstellen der Uhrzeit zu verhindern. Nachteil der modularen Geräte ist eine höhere Empfindlichkeit; so können beispielsweise Tachoscheiben im Gerät stecken bleiben, wenn sie einen leichten Knick aufweisen, oder die empfindliche Tachoscheiben-Einlegeschublade kann abbrechen, wenn man im geöffneten Zustand an sie stößt. Ferner geraten die außerhalb des Armaturenbretts eingebauten Geräte auch aus dem zentralen Blickfeld des Fahrers, welcher unter Umständen vergisst, Lenkzeitpausen korrekt einzustellen, die dann als Arbeitszeit registriert und bei Überziehung bußgeldpflichtig werden können. Störungen des Tachographen werden hier jedoch durch eine Warnlampe im Armaturenbrett oder bei einigen Fahrzeugherstellern durch eine Klartextmeldung wie z. B. „TCO keine Registrierung“ dargestellt.

Eine Sonderstellung nehmen die national zugelassenen Kontrollgeräte, wie z. B. auch sogenannte Wochenschreiber ein, die nicht der primären Erfassung von Lenk- und Ruhezeiten dienen und überall dort, teils auf freiwilliger Basis, verwendet werden können, wo der Einbau eines EG-Fahrtschreibers nicht zwingend vorgeschrieben ist. Dies können z. B. Fahrzeuge des Rettungsdienstes sein, deren Tachographen neben den aufgezeichneten Geschwindigkeiten auch den Einsatz der Sondersignalanlage (ugs. Martinshorn und Blaulicht) registrieren und die Aufzeichnungen so bei Unfällen als Beweismittel herangezogen werden. Obwohl diese Kontrollgeräte den EG-Fahrtschreibern äußerlich sehr ähnlich sind, handelt es sich nicht um EG-Fahrtschreiber, da hier keine personenbezogene Aufzeichnung und keine Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten erfolgt, daher fehlen auch die Zeitgruppenschalter. Diese Tatsache grenzt sie von einem EG-Fahrtschreiber ab. Gesetzestexte, wie der § 57a StVZO unterscheiden im Wortlaut zwischen (EG-)Fahrtschreibern und (anderen) Kontrollgeräten; in der Umgangssprache wird diese Abgrenzung jedoch kaum vorgenommen, hier hat sich sogar der Begriff Kontrollgerät für den EG-Fahrtschreiber etabliert.

Diagramm-Bündel eines 7-Tage-Fahrtschreibers

Im Linienbusverkehr mit Kraftomnibussen unter 50 Kilometern Linienlänge ist eine Verwendung des EG-Kontrollgeräts ebenfalls nicht zwingend vorgeschrieben. Zwar unterliegt das Fahrpersonal auch hier den Lenk- und Ruhezeiten der Fahrpersonalverordnung, jedoch nicht der persönlichen Aufzeichnungspflicht nach der EU-Verordnung 561/2006, wenngleich auch Kraftomnibusse nach § 57a StVZO mindestens mit einem, Zitat: eichfähigen Kontrollgerät ausgerüstet sein müssen. So wurden früher in Stadtbussen beispielsweise sogenannte Wochenschreiber verwendet, welche fahrerunabhängig Fahrzeiten und gefahrene Geschwindigkeiten über 7 Tage durchgehend aufzeichnen. Diagrammscheiben von Wochenschreibern verbleiben daher 7 Tage im Fahrzeug, unabhängig davon, wer es fährt. In der Regel waren die Geräte auch verschlossen und für das Fahrpersonal nicht zugänglich. Da im Stadtlinienverkehr Fahrer- und Fahrzeugwechsel relativ häufig sind und Ablösungen oft sogar an Unterwegshaltestellen während des Linienbetriebs stattfinden, wäre die Handhabung mit persönlichen Diagrammscheiben auch sehr umständlich und zeitaufwendig. Ähnlich wie im obigen Beispiel mit den Rettungsfahrzeugen geht es bei der Aufzeichnung primär um eine Nachweisführung wie der Geschwindigkeitsüberwachung oder der Unfallrekonstruktion, betriebsintern auch um die Überwachung wie Einhaltung von Fahrplänen, weniger um die Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten, da diese durch die Dienst- und Linienfahrpläne vorgegeben sind. Anhand der Fahrtenbücher bzw. Dienstpläne lässt sich zurückverfolgen, welcher Fahrer das Fahrzeug zum betreffenden Zeitpunkt fuhr. Sämtliche Unterlagen können natürlich auch zu behördlichen Kontrollen herangezogen werden. Ist ein Omnibus nur mit einem solchen Wochenschreiber ausgerüstet, ist sein Einsatz auch nur auf den reinen Linienverkehr (§ 42/43 PBefG) bis 50 km Linienlänge beschränkt. Für Einsätze im Gelegenheitsverkehr oder Linienverkehre über 50 km Linienlänge muss ein EG-Kontrollgerät, zusätzlich oder ausschließlich vorhanden sein.

Im übrigen konnten Wochenschreiber vor Einführung der EG-Kontrollgeräte auch im gewerblichen Lkw-Transport verwendet werden. Arbeitszeiten, Be- und Entladeorte sowie auch Gewicht und Ladung waren vom Fahrpersonal in ein Schichtenbuch einzutragen.

In einem Wochenschreiber liegen für jeden Kalendertag eine, also sieben Tachoscheiben in einem gebündelten Stapel zeitversetzt übereinander. Wie bei einem Notizblock sind diese sieben Scheiben durch einen schmalen Falz am Außenrand aneinander geheftet. Unterschied zur oben abgebildeten, personenbezogenen Tachoscheibe ist, dass die einzelnen 24-h-Scheiben eines solchen Schaublattbündels einen großen keilförmigen Ausschnitt aufweisen und keinen exzentrischen, sondern einen runden Führungsring mit Hülse besitzen, damit die übereinander liegenden Scheiben einzeln der Reihe nach beschrieben und angehalten werden können. Daher muss das Fahr- bzw. Betriebspersonal beim Wechsel eines Schaublattbündels selbst auf die Ausrichtung entsprechend der Uhrzeit des Tachographen achten. In der Funktionsweise sind Wochenschreiber dem EG-Kontrollgerät gleich: durch ein Uhrwerk werden die eingelegten Scheiben bewegt und in Bezug dazu Geschwindigkeiten und zurückgelegte Wegstrecke erfasst.

Nach Tagesablauf (um 0.00 Uhr) läuft der Stift des Tachographen in den Ausschnitt der ersten, oben aufliegenden Scheibe, welche dann von einer Klammer im Gerät aufgenommen, vom übrigen Bündel abgetrennt und angehalten wird. Durch die fortlaufende Drehbewegung des übrigen Scheibenpaketes läuft die Aufzeichnung durch die Lücke der ersten, nun auf der zweiten, darunter liegenden Scheibe weiter, bis auch hier wieder der Ausschnitt erreicht, die Scheibe aufgenommen, abgetrennt und angehalten wird. Dieser Vorgang wiederholt sich bei den folgenden Scheiben entsprechend. Lediglich auf der letzten (untersten) Scheibe fehlt die Lücke. Am Ende einer Aufzeichnungswoche werden die sieben Scheiben durch neue ersetzt und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften im Betrieb aufbewahrt.

Diagrammscheiben von Linienbussen dienten bisweilen oft als Beweismittel zur Fahrplaneinhaltung. Im Falle einer Kundenbeschwerde bei einer zu frühen Abfahrt von einer Haltestelle war die Rekonstruktion jedoch aufwendig und auch nicht minutengenau möglich. Da die meisten Linienbusse heutzutage mit elektronischen Bordrechnern (RBL) und GPS-Ortung ausgerüstet sind, welche neben dem Fahrscheinverkauf, Haltestellenanzeigen und genauer Positionsbestimmung viel differenziertere Aufzeichnungsmöglichkeiten bieten, ist es ohne weiteres möglich, neben der nahezu sekundengenauen Fahrzeitüberwachung auch gefahrene Geschwindigkeiten, Haltestellenaufenthalte, Motordrehzahlen und Fahrmanöver auf dem Fahrermodul (damit personalisiert) zu speichern oder sogar zeitgleich in die Betriebsleitung zu übertragen. Datenschutzrechtliche Bedenken oder die Interessensvertretungen der meist öffentlichen Verkehrsbetriebe standen dieser Art der Überwachung sehr lange entgegen. Im Gütergewerbe hingegen wird unabhängig von den ohnehin vorgeschriebenen EG-Kontrollgeräten, von diesen Ortungs- und Aufzeichnungsmöglichkeiten gern Gebrauch gemacht, allein schon aus Gründen der Tourenoptimierung. Da die Fahrer oft in prekären Beschäftigungsverhältnissen stehen, spielen Bedenken gegen den Einsatz der GPS-Überwachung auch kaum eine Rolle.

Fährt ein Fahrer sowohl im Linien- als auch im Gelegenheitsverkehr, oder einen als Pkw zugelassenen Kleinbus mit maximal acht Fahrgastplätzen, der keinen Fahrtenschreiber benötigt, so muss der Fahrer, wenn er von diesen Einsätzen keine persönlichen Tachoscheiben vorlegen kann, bei Fahrten im Gelegenheitsverkehr eine schriftliche, maschinell erstellte Bescheinigung des Arbeitgebers vorlegen, welche den Einsatz im Linienverkehr (das Führen eines vom Anwendungsbereich der VO EG 561/2006 ausgenommenen Fahrzeugs) bescheinigt. Dieses Dokument ist identisch mit der Bescheinigung über arbeitsfreie Tage, die Angaben dieser Bescheinigung sind EU-weit festgelegt. Diese Angaben sind in der jeweiligen Landessprache verfasst und mit einheitlichen Positionsnummern durchnummeriert, um diese in jede andere Sprache ableiten zu können.

Längst haben auch in Linienbussen digitale Tachographen Einzug erhalten. Da hier im Kontrollgerät unter oben genannten Voraussetzungen keine personenbezogene Aufzeichnung erfolgen muss, benötigt das Fahrpersonal hier auch keine Fahrerkarte für den digitalen Tachographen. Die Fahrt wird mit entsprechender Einstellung als „out of scope“ vom Gerät erfasst (sinngemäß: außerhalb des Bereichs; gemeint ist damit die entsprechende EU-Verordnung 561/2006), ohne dass dies zu einer Fehlermeldung wegen nicht gesteckter Karte oder dem Überziehen von Lenkzeiten führt, da im Liniennahverkehr andere Pausenzeiten gelten.

Die Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 und die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 beinhalten neben den Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers auch die damit verbundenen Pflichten des Unternehmers und die daraus entstehende Unternehmerhaftung.

• Daten aus Fahrerkarten sind spätestens 28 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses auszulesen
• Daten aus Tachographen sind spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses auszulesen
• Daten aus digitalen Tachographen und Fahrerkarten mindestens ein Jahr zu archivieren
• Tachoscheiben mindestens ein Jahr zu archivieren
• Tachoscheiben mindestens zwei Jahre zu archivieren, wenn diese auch als Arbeitszeitnachweis im Sinne des § 21 ArbZG dienen.
• Fahrer ordnungsgemäß anzuweisen und regelmäßig zu überprüfen
• Aufträge nach Beendigung des Fahrauftrags regelmäßig durch die Disposition auf Einhaltung der Verordnung zu überprüfen
• Die Arbeit so zu organisieren, dass der Fahrer die gesetzlichen Bestimmungen einhalten kann
• Sicherzustellen, dass vertraglich vereinbarte Beförderungszeitpläne nicht gegen die Bestimmungen der Verordnung verstoßen
• Bei der Auftragsannahme den Auftrag durch die Disposition auf Durchführbarkeit zu prüfen

Das Unternehmen haftet auch für Verstöße von Fahrern ihres Unternehmens, wenn Verstöße im Hoheitsgebiet eines anderen EU-Staates oder eines Drittstaates begangen wurden. Die Haftung kann davon abhängig gemacht werden, inwieweit das Unternehmen seiner Organisationspflicht nachgekommen ist. Die Behörden können alle Beweise prüfen, die belegen können, dass das Unternehmen für den begangenen Verstoß haftbar gemacht werden kann.

Kommt es zu Verstößen gegen die EG-Verordnung, gibt es zwei mögliche Ursachen. Entweder die Disposition wurde vollkommen richtig durchgeführt und es liegt ein Verstoß des Fahrers vor – in diesem Fall wird gegen den Fahrer ermittelt – oder die Planung und Disposition wurde fehlerhaft durchgeführt, aufgrund dessen es zu Verstößen gegen die Verordnung kam – in diesem Fall werden Ermittlungen gegen Planungsverantwortliche und das Unternehmen durchgeführt.

Für die Erfüllung der beschriebenen Pflichten bezüglich der Daten digitaler Tachographen sind verschiedene Verfahrensweisen zulässig: Es kann nach dem Auslesen über verschiedene Hardwarevarianten[13] innerhalb des Betriebes auf einen PC gesichert werden, sofern regelmäßige Sicherungskopien erstellt und getrennt aufbewahrt werden.

Es gibt unterschiedlichste Softwareprodukte, die den Unternehmer bzw. die Disposition dabei unterstützen können. Sie können Daten aus den digitalen Tachographen und Fahrerkarten auslesen, auswerten und archivieren. Zudem können manche darüber hinaus auch die Auswertungs- und Abmahnpflichten (Art. 10 EU-Verordnung VO (EG) Nr. 561/2006[10]) des Unternehmers abdecken, wenn Nachweise über die Verstöße erstellt werden. Diese dienen dazu, den Fahrer über begangene Verstöße zu informieren und gegebenenfalls eine Stellungnahme zu fordern. Manche Anbieter bieten diese Funktionalitäten auch für mechanische Tachographen an, wodurch der Mischbetrieb kein Problem darstellt. Einige Dienstleister bieten die Möglichkeit, die Daten online hochzuladen und wie beschrieben zu behandeln, was wesentlich sicherer ist, da ansonsten z. B. ein Festplattenschaden oder Virenbefall auftreten kann.

Nach der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 müssen oben genannte Kraftfahrzeuge mit einem Kontrollgerät ausgerüstet sein. Dies gilt jedoch nicht für Fahrzeuge:

• die zur Personenbeförderung im Linienverkehr verwendet werden, wenn die Linienstrecke nicht mehr als 50 km beträgt;
• mit einer zulässigen Höchstgeschwindigkeit von nicht mehr als 40 km/h
• die für nicht gewerbliche Transporte für humanitäre oder medizinische Hilfe verwendet werden
• die Eigentum der Streitkräfte, der Polizeibehörden, des Katastrophenschutzes, der Feuerwehr oder der für die Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung zuständigen Kräfte sind oder von ihnen ohne Fahrer angemietet werden, sofern die Beförderung aufgrund der diesen Diensten zugewiesenen Aufgaben stattfindet und ihrer Aufsicht unterliegen
• die speziell zur Pannenhilfe innerhalb eines Umkreises von 100 km um ihren Standort eingesetzt werden;
• mit denen zum Zweck der technischen Entwicklung oder im Rahmen von Reparatur- oder Wartungsarbeiten Probefahrten auf der Straße durchgeführt werden, sowie neue oder umgebaute Fahrzeuge, die noch nicht in Betrieb genommen worden sind
• oder Fahrzeugkombinationen mit einer zulässigen Höchstmasse von nicht mehr als 7,5 t, die zur nichtgewerblichen Güterbeförderung verwendet werden.[14]

Mit dem Mobilitätspaket der EU ist eine der größten Reformen der letzten Jahre für wichtige Regeln im Straßentransport im Jahr 2020 beschlossen worden. Hiermit wird den – teils negativen – Entwicklungen bei Wettbewerbs- und Arbeitsbedingungen sowie Manipulationen an den Kontrollgeräten weiter entgegengewwirkt. Die wichtigsten Neuerungen sind die Einführung des 'Smart Tacho Version 2', mit dem beispielsweise auch Grenzübertritte erfasst werden können und ab 2026 die Ausweitung der Fahrtenschreiberpflicht auf gewerbliche Transportfahrzeuge ab 2,5 Tonnen Gesamtgewicht (sog. 'Sprinterregelung'). Heimkehrregelungen für Fahrzeuge und Personal wurden verschärft und – sofern noch nicht national geschehen – europaweit angeglichen. Darüber hinaus besteht ab 31. Dezember 2024 eine Mitführungspflicht über die Arbeitsnachweise der letzten 56 Tage (bisher 28).[15]

Die Vorschriften zur Verwendung von Tachographen sind im Wesentlichen in der Fahrpersonalverordnung, in § 57a StVZO sowie in der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85[16] geregelt. Weitere Regeln enthält die VO (EG) 561/2006.

Vorgeschrieben sind Tachographen (EG-Kontrollgeräte) für neue Kraftfahrzeuge, die der Güterbeförderung dienen, mit einem zulässigen Gesamtgewicht einschließlich Anhänger über 3,5 t, bzw. für Fahrzeuge, die der Personenbeförderung dienen und mehr als 9 Sitzplätze einschließlich Fahrer aufweisen, sofern diese Fahrzeuge innerhalb der AETR-Staaten gewerblich eingesetzt werden.

Die Geräte müssen plombiert und eichfähig sein. Sie ermöglichen die Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers durch die Straßenaufsichtsorgane und dienen zur Unfallrekonstruktion. Vorgeschrieben ist ein Fahrtenschreiber mittlerweile auch dann, wenn dieser in einem Fahrzeug zwischen 2,8 und 3,5 t zGG freiwillig eingebaut wurde (in diesem Gewichtsbereich ist ein Einbau nicht zwingend vorgeschrieben). Ein Geländewagen (zGG 3000 kg mit Anhänger 750 kg zGG) benötigt einen Tachographen, wenn er in dieser Kombination gewerblich unterwegs ist.

Seit 1. Januar 2008 besteht eine Mitführungspflicht von Nachweisen für die Lenk- und Ruhezeiten usw. für den laufenden Tag und die unmittelbar vorangegangenen 28 Kalendertage, zuvor waren es 15 Tage. Der Unternehmer muss die Dokumentationen nach der Benutzung in chronologischer Reihenfolge und in lesbarer Form außerhalb des Fahrzeuges mindestens ein Jahr lang aufbewahren, unabhängig davon, ob die Daten aus analogen und digitalen Kontrollgeräten stammen. Betroffen sind die Kontrollblätter und Ausdrucke sowie handschriftliche Aufzeichnungen (Tageskontrollblätter), die von der Fahrerkarte und vom Kontrollgerät heruntergeladenen Daten und die vom Unternehmer ausgestellten Fahrpersonalbescheinigungen (§ 20 FPersV in Verbindung mit Artikel 14 Absatz 2 VO (EWG) 3821/85) sowie Unterlagen (z. B. Niederschriften, Ereignisprotokolle), die im Rahmen einer Straßen oder Betriebskontrolle erstellt wurden.

Aus anderen rechtlichen Gründen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben, insbesondere aus § 16 Abs. 2 und § 21a Abs. 7 Arbeitszeitgesetz, wonach die Aufzeichnungen zu den Arbeitszeiten der Beschäftigten mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen dem Arbeitnehmer auszuhändigen sind und aus § 147 Abs. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 3 Abgabenordnung, wonach eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung verwendet werden, gilt.

Mitzuführen hat das Fahrpersonal auch Bescheinigungen über arbeitsfreie Tage, die vom Arbeitgeber maschinell ausgefertigt sein müssen, um Manipulationen der Zeitnachweise durch Fahrer im Falle einer bevorstehenden Kontrolle zu verhindern. Das Blatt selbst ist formlos (also kein Vordruck) der Inhalt auf der Bescheinigung ist jedoch EU-weit festgelegt, die Felder für Einträge sind wie beim EU-Führerschein oder der Fahrerkarte auch, fortlaufend durchnummeriert, so dass sich die Angaben in jede beliebige Sprache ableiten lassen.

Von der Fahrerkarte muss vor dem Überschreiben der 28-Tage-Aufzeichnung diese computergestützt im Unternehmen gesichert werden. Die im Kontrollgerät (ugs. „Blackbox“ oder „Digitacho“) gespeicherten Daten müssen spätestens alle 90 Tage im Unternehmen gesichert werden (§ 2 Abs. 5 FPersV).

Bei mechanischen Tachographen ist der Fahrer verpflichtet, den Schlüssel und mindestens ein Ersatzschaublatt mitzuführen.

Nach § 4 Abs. 4 FPersG können der Unternehmer, der Fahrzeughalter und die Mitglieder des Fahrpersonals bei einer Kontrolle durch die Ordnungsbehörden die Auskunft auf solche Fragen verweigern, deren Beantwortung ihn selbst oder einen der in § 383 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 der Zivilprozessordnung bezeichneten Angehörigen der Gefahr strafgerichtlicher Verfolgung oder eines Verfahrens nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten aussetzen würde.

Für das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland gelten gemäß § 18 Abs. 1 FPersV für folgende Fahrzeuge weitere Befreiungen von der VO (EG) 561/06 und VO (EWG) 3821/85, wie für Fahrzeuge der Land- und Forstwirtschaft, Behördenfahrzeuge allgemein, Fahrzeuge des Schaustellergewerbes, Fahrzeuge im kombinierten Verkehr, Handwerksbetriebe im Umkreis von 100 km etc.

In Österreich gibt es zur EO-Verordnung zusätzliche Ausnahmen (§ 24 Abs. 2b KFG) für gewisse Fahrzeuge des öffentlich-rechtlichen Verkehrs, öffentliche Straßenerhaltung, regionale land- und forstwirtschaftliche Güterbeförderung einschließlich lokalem Tiertransport, und anderem.[17]

Die Gesamtverantwortung des Systems (Member State Authority, A-MSA) liegt beim Bundesamt für Verkehr (BAV), einer Dienststelle des Verkehrsministeriums.

In der Schweiz ist die Verwendung von Tachographen in den Verordnungen ARV 1 + ARV 2 (Arbeits- und Ruhezeitverordnung) geregelt.

Der ARV 1[18] unterstellt sind grundsätzlich Führer von Motorwagen und Fahrzeugkombinationen zum Sachentransport, deren Gesamtgewicht nach Fahrzeugausweis 3,5 t übersteigt und Führer von Motorwagen und Fahrzeugkombinationen zum Personentransport, die für eine Platzzahl von mehr als sechzehn Personen zugelassen sind und Gesellschaftswagen.

Ob der Führer oder die Führerin bei einer Fahrt mit einem Fahrzeug oder mit einer Fahrzeugkombination der ARV 1 unterstellt ist oder nicht, entscheiden schlussendlich die kantonalen Vollzugsstellen.

Der ARV 2[19] unterstellt sind grundsätzlich Führer von leichten Motorwagen, schweren Personenwagen, Gesellschaftswagen mit nicht mehr als 16 Sitzplätzen und von Leicht-, Klein- und dreirädrigen Motorfahrzeugen, die für berufsmäßige Personentransporte verwendet werden.

Georg Göbel, als Darmstädter Maschinenfabrikant für die Konstruktion von Eisenbahn-Billet-Maschinen bereits bekannt, ließ seinen Tachographen im Grossherzogthum Hessen und weiteren europäischen Staaten patentieren. Dieses Instrument, das die Umdrehungen der Lokomotiv-Achse per Bleistift auf einen durch ein Uhrwerk vorwärts bewegten Papierstreifen übertrug, erwies sich als wesentliche Verbesserung für das Ablesen der Zuggeschwindigkeit, da nicht erst gerechnet werden musste, sondern man gleich graphisch erkannte, was sich veränderte.