Rechnung

Die Rechenschaftspflicht aus § 259 Abs. 1 BGB begründet die Rechtspflicht, eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung aufzustellen. Die Rechnung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung, die erst mit Zugang beim Schuldner rechtswirksam wird. Der Schuldner gerät spätestens in Schuldnerverzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet (§ 286 Abs. 3 BGB). Einer Mahnung bedarf es nicht, denn gemäß § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ist die Leistungszeit kalendermäßig bestimmt. Geht dem Schuldner nach § 271a Abs. 1 BGB nach Empfang der Gegenleistung eine Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufstellung zu, tritt der Zeitpunkt des Zugangs dieser Rechnung oder Zahlungsaufstellung an die Stelle der gesetzlichen Frist des Empfangs der Gegenleistung.

Die Rechnung muss in Textform (beispielsweise schriftlich oder per E-Mail) erfolgen, eine mündliche Rechnungsstellung genügt nicht.[8] Sie bedarf keiner Unterschrift, auch muss keine Schriftform nach § 126 BGB eingehalten werden.[9][10]

Als Rechnung gelten auch der Fahrschein (§  34 Abs. 1 UStDV) und der Kassenbon. Als Urkunde übt der Bierdeckel eine rechnungsähnliche Beweisfunktion aus.[11] Kassenbons bis zu einem Gesamtbetrag von 250,00 € (einschließlich Umsatzsteuer), welche die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllen, werden als Kleinbetragsrechnung anerkannt. Die Abschlagsrechnung fordert bei größeren Aufträgen zu Teilzahlungen auf. Eingangsrechnungen heißen die Rechnungen über einen Wareneingang, Ausgangsrechnungen entsprechend die über einen Warenausgang. Die Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die im Regelfall nicht zur Zahlung auffordern kann. Sie ist rechtlich keine Rechnung, sondern wird dem Bestellvorgang zugeordnet.[12] Keine Rechnung ist die Scheinrechnung, eine Form der Steuerhinterziehung gemäß § 370 Abs. 1 AO, die einen Geschäftsvorfall vortäuschen oder verschleiern soll. Im Unterschied zum Unternehmer ist die Erteilung einer Rechnung durch Privatpersonen (Privatrechnung) nicht gesetzlich geregelt. Der Aussteller sollte allerdings prüfen, ob durch das Erstellen der Rechnung nicht bereits eine selbständige oder gewerbliche Tätigkeit anzunehmen ist.

Eine Rechnung enthält schuldrechtlich eine Zahlungsaufforderung, wobei sich der Anspruch (§ 194 Abs. 1 BGB) des Gläubigers auf Zahlung in der Regel aus einem zuvor abgeschlossenen Vertrag, wie beispielsweise dem Kaufvertrag (§ 433 Abs. 2 BGB), ergibt. Es ist allerdings nicht bestimmt, dass die Zahlungsaufforderung notwendigerweise durch eine Rechnung erfolgen muss (§ 241 Abs. 1 Satz 1 BGB). Enthält die Rechnung ein Zahlungsziel, so muss der Schuldner seine Leistung erst zum entsprechenden Termin bewirken (§ 271 Abs. 2 BGB), ohne Zahlungsziel ist der Schuldner sofort nach Erhalt der Rechnung zur Zahlung verpflichtet (§ 271 Abs. 1 BGB). Der Leistungszeitpunkt muss allerdings nicht notwendigerweise durch den Zugang einer Rechnung bestimmt sein, sondern kann entweder vertraglich vereinbart werden (etwa beim Zielkauf)[13] nach Abs. 2 oder ergibt sich mangels Regelung aus dem Gesetz nach Abs. 1 der vorgenannten Regelung.

Für eine Übersendung einer Rechnung in Papierform dürfen unter Verweis auf elektronisch bereitgestellte Rechnungen keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden, jedenfalls dann nicht, wenn Gegenstand der Rechnung nicht ausschließlich online geschlossene Verträge sind.[14] Bei Mobilfunkanbietern in der Schweiz sind solche Gebühren bereits üblich.[15]

Rechnung als befristete Mahnung

Grundsätzlich kann die Rechnung und die Mahnung miteinander verbunden werden, es genügt dafür allerdings nicht die Angabe einer reinen Zahlungsfrist („Der Rechnungsbetrag ist sofort / bis zum … zu zahlen.“) auf der Rechnung, denn bei dieser handelt es sich um ein einseitig erklärtes Zahlungsziel, da andernfalls die Regelung des § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB unterlaufen werden würde. Damit die Zahlungsfrist als befristete Mahnung verstanden wird, muss auf den Umstand, dass Verzug bei Fristablauf eintritt, hingewiesen werden.[16] Der Anspruch des Gläubigers muss allerdings bei Zugang der Rechnung beim Schuldner bereits fällig sein (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB).

Rechnung enthält Mahnung nach § 286 Abs. 3 BGB

Der Zugang einer Rechnung beim Schuldner ist eine von drei Voraussetzungen für den Schuldnerverzug nach § 286 Abs. 3 BGB. Bei dieser Bestimmung handelt es sich um eine Ausnahmeregelung, nach der – zusätzlich zu den Ausnahmen des § 286 Abs. 2 BGB – der Verzug des Schuldners einer Entgeltforderung (weitere Voraussetzung) eintreten kann, ohne dass eine Mahnung erfolgt (§ 286 Abs. 1 BGB).[17] Die abschließende Voraussetzung ist der Ablauf der 30-Tages-Frist, wobei der Ablauf der Frist entweder mit dem Tag der Fälligkeit der Forderung oder dem Tag des Zugangs der Rechnung/Zahlungsaufstellung beginnt, je nachdem, welches der spätere Zeitpunkt ist. Für die Berechnung der Frist wird dieser Tag nicht mit berechnet (§ 187 Abs. 1 BGB). Die Frist endet mit Ablauf des 30. Tages (§ 188 Abs. 1 BGB). Falls der Zeitpunkt, wann die Rechnung/Zahlungsaufstellung zugegangen ist, unsicher ist, vermutet das Gesetz, den Zeitpunkt des Zugangs dieser beim Schuldner zusammen mit der Gegenleistung (§ 286 Abs. 3 Satz 2 BGB).[17]

Verbraucher müssen allerdings auf diese Regelung innerhalb der Rechnung/Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen werden (§ 286 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB). Die Bestimmung eines einseitigen Zahlungsziels ohne Belehrung reicht jedenfalls nicht aus.[18] Die Übersendung einer Rechnung mit der einseitigen Bestimmung eines Zahlungsziels durch den Gläubiger vermag ohne die erforderliche Belehrung des Verbrauchers (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB) einen Verzug des Schuldners nicht zu begründen. Auch gilt die Vermutung über den Zeitpunkt des Zugangs nicht bei Verbrauchern (§ 286 Abs. 3 Satz 2 BGB).[17]

Vereinbarungen über die Leistungszeit des Zahlungsanspruchs

Den Vereinbarungen zwischen Vertragsparteien über die Leistungszeit im Hinblick darauf, bis wann eine Entgeltforderung zu erfüllen ist, sind gesetzliche Grenzen vorgegeben. Vereinbart werden kann in der Regel eine maximale Frist von 60 Tagen (§ 271a Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine zu lange Leistungszeit ist aber auch dann noch gültig, wenn dem Schuldner nach Erhalt der Gegenleistung eine Rechnung zugeht und von dieser ausgehend die 60-Tages-Frist eingehalten wird (§ 271a Abs. 1 Satz 2 BGB). Solange der Gläubiger keinen späteren Zugang einräumt, vermutet das Gesetz den Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung/Zahlungsaufstellung zusammen mit der Gegenleistung (§ 271a Abs. 1 Satz 3 BGB). Diese Regelung gilt jedoch nicht, wenn ein Verbraucher das Entgelt schuldet (§ 271a Abs. 5 Nr. 2 BGB).[19]

Bei Verwendung von AGB gilt abweichend, dass der Verwender der AGB sich in der Regel nicht mehr als 30 Tage für die Erfüllung einer Entgeltforderung vorbehalten darf. Zulässig ist es, sollte dem Schuldner nach Erhalt der Gegenleistung eine Rechnung/Zahlungsaufstellung zugehen, den Beginn der Ablauffrist auf den Zugangszeitpunkt dieser Rechnung/Zahlungsaufstellung abzustellen. Diese Beschränkung gilt allerdings nicht, wenn der Verwender der AGB ein Verbraucher ist (§ 308 Nr. 1a BGB).[19]

Die Rechte des Verbrauchers als Käufer, die dieser gegen den Verkäufer als Unternehmer im Falle einer mangelhaften Kaufsache hat, solange es sich dabei um eine Verbrauchsgüterkauf (§ 474 Abs. 1 BGB) handelt, kann der Unternehmer nicht einschränken (§ 475 Abs. 1 BGB). Die Geltendmachung von Mängelansprüchen (§§ 434 ff. BGB) ist nicht von der Vorlage der Rechnung (die allerdings die Durchsetzung der Ansprüche erleichtert) abhängig und kann auch deshalb nicht zum Nachteil des Verbrauchers vereinbart werden.

In AGB kann keine wirksame Vereinbarung zum Nachteil des Käufers getroffen werden, nach der dieser für die Geltendmachung von Mängelansprüchen die Rechnung vorlegen muss, da eine solche Regelung der Inhaltskontrolle unterliegt (§ 307 BGB).

Individualvertraglich müsste sich eine solche Regelung, hinsichtlich Zulässigkeit den Auslegungen der §§ 138 und 242 BGB und hinsichtlich Umfang der §§ 133 und 157 BGB unterwerfen lassen und wäre damit nicht möglich (denn entscheidend ist, dass der Kaufnachweis gelingt). Im Zweifel erfolgen die Auslegungen zu Gunsten des Käufer.[20]

Für Garantien nach § 443 Abs. 1 BGB gelten die vorgenannten anderen Regelungen hinsichtlich der Vereinbarung, dass ein Anspruch nur bei Vorlage der Rechnung durchgesetzt werden kann, entsprechend.

Der Empfänger einer Leistung, der Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist, hat Anspruch auf Erteilung einer Rechnung, wenn der Erbringer der Leistung ebenfalls Unternehmer und zum Ausweis der Umsatzsteuer (USt.) berechtigt ist. Der Anspruch ergibt sich aus dem zivilrechtlichen Rechtsverhältnis[21] in Verbindung mit § 14 Abs. 2 UStG. Im Falle des § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG ist die Unternehmereigenschaft auf Empfängerseite keine Voraussetzung für den Anspruch. Der Anspruch kann vor den Zivilgerichten eingeklagt werden und unterliegt der dreijährigen Verjährungsfrist des § 195 BGB. Fristbeginn ist der Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).

Insgesamt müssen Rechnungen gemäß § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben enthalten.[23] Aus Rechnungen muss – sofern Mehrwertsteuerpflicht besteht – die Mehrwertsteuer (MwSt.) hervorgehen, so dass es einen Rechnungsbetrag als Bruttopreis (mit MwSt.) und Nettopreis (ohne MwSt.) gibt. Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ergeben. Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro brauchen lediglich vier Mindestangaben zu enthalten (§ 33 UStDV). Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers als elektronische Rechnung zu übermitteln. Rechnungen erfordern keine handschriftliche Unterschrift, elektronische Rechnungen erfordern dagegen eine elektronische Signatur. Werden Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht, wird als Nachweis nur eine Rechnung anerkannt, die maschinell erstellt und registriert (Registrierkasse) wurde.

Notwendige Angaben in einer Rechnung

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

1. Kontaktdaten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer: die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Datum: das Ausstellungsdatum
4. Rechnungsnummer: eine eindeutige Nummer, welche sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt
5. Leistung: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
6. Leistungsdatum: den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
7. Nettosumme: das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettoumsatz, § 10 Abs. 1, S. 2 UStG) für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. Mehrwertsteuervermerk: den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
9. Aufbewahrungsfrist: in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Rechnungen über Kleinbeträge

Gemäß § 14 Abs. 6 Nr. 3 UStG i. V. m. § 33 UStDV gelten vereinfachte Regeln für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung). Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:[24]

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.[24]

Nach Art. 238 Abs. 1a Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie sind innerhalb der EU entsprechende Regelungen bis zu einem Betrag von 400 Euro möglich, weshalb Kleinbetragsrechnungen innerhalb der EU vom Schwellenbetrag und von den inhaltlichen Mindestanforderungen abweichen können.[24]

Kleinbetragsrechnungen dürfen nicht angewendet werden bei[24]

• innergemeinschaftlichen Versandhandel (§ 3c UStG),
• innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und
• bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG).

Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise als Rechnungen (§ 34 UStDV).[24]

Rechnungsangaben bei Kleinunternehmern (§ 19 Abs. 2 UStG)

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts dürfen keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, gleichzeitig gehört jedoch zu den Rechnungspflichtangaben der Grund für den fehlenden Umsatzsteuer-Ausweis.

Auf allen Geschäftsbriefen (und damit auch auf Rechnungen) eines Kaufmanns bzw. einer Handelsgesellschaft müssen die Firma einschließlich des Rechtsformzusatzes (z. B. GmbH, GmbH & Co. KG), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Ferner sind anzugeben bei Gesellschaften ohne eine natürliche Person als mittel- oder unmittelbaren Vollhafter, alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (mit besonderer Erwähnung des Vorsitzenden) und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie bei Personengesellschaften die Firmen der Gesellschafter. Werden (freiwillige) Angaben über das Eigenkapital einer Kapitalgesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital bzw. Grundkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden (§§ 37a und 125a Abs. 1 HGB, § 80 Abs. 1 AktG, § 35a Abs. 1 GmbHG).

Unter der Formulierung „eigene oder fremde Rechnung“ klärt der Gesetzgeber, wer die Verpflichtungen, Kosten oder Preise zu tragen hat oder wem der Nutzen eines Geschäfts oder die Gebrauchsvorteile zugutekommen sollen. So darf der Handlungsgehilfe nach § 60 Abs. 1 HGB ohne Erlaubnis des Kaufmanns weder ein Handelsgewerbe betreiben noch in dem Handelszweig des Kaufmanns für eigene oder fremde Rechnung Geschäfte machen. Die Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft dürfen gemäß § 88 Abs. 1 AktG ohne Einwilligung des Aufsichtsrats weder ein Handelsgewerbe betreiben noch im Geschäftszweig der Aktiengesellschaft für eigene oder fremde Rechnung Geschäfte machen.