Kreditorenbuchhaltung

Im Rahmen der kreditorischen Stammsatzpflege[2] werden alle Kreditoren, zu denen voraussichtlich eine dauerhafte beziehungsweise regelmäßige Geschäftsbeziehung zu erwarten ist, meistens in einem ERP-System als Referenzdatensätze (Kreditorenstammsätze) mit eigener Identifikationsnummer (Kreditorennummer) erfasst. Darin werden alle mehr oder weniger langfristig unverändert bleibende Daten wie Name, Gesellschaftsform, Anschrift, sonstige Kontaktdaten und Zahlwege beziehungsweise Bankverbindungen hinterlegt. Sie dienen somit als eine interne Datenbezugsquelle bei einer Erfassung der Eingangsrechnungen des betroffenen Kreditors. Die Lieferanten, bzw. Dienstleistenden, zu denen keine dauerhafte bzw. regelmäßige Geschäftsbeziehung zu erwarten ist, werden in der Regel über ein CpD-Konto abgewickelt.

Bei der Rechnungsprüfung im Kreditorenbereich kommt es größtenteils auf die rechnerische Prüfung der Rechnungsangaben an, d. h. z. B. die in der Rechnung berechnete Menge einer Ware und der dafür fakturierte Preis wird mit den Angaben in der Bestellung verglichen[3], dabei eventuell vorkommende Differenzen werden geklärt und die gegebenenfalls erforderliche Buchungs-/Zahlungsfreigabe (Genehmigung) eingeholt. Die Freigabe (Empfangsbestätigung) vom Empfänger einer Ware oder einer Dienstleistung wird im Rahmen einer sachlichen Prüfung durchgeführt und gilt somit in der Regel als Voraussetzung zur Buchung und Zahlung einer Kreditorenrechnung. Bei Warenlieferungen wird der von der Menge und der Beschaffenheit her einwandfreie Erhalt der Ware vom Warenempfänger durch eine Wareneingangsbuchung im Lager anhand eines Lieferscheines quittiert. Die ordnungsmäßige Erbringung einer Dienstleistung wird vom Empfänger der Dienstleistung ebenfalls schriftlich quittiert. Abhängig von der Komplexität der Freigabe- und Genehmigungstrategie in einem Unternehmen werden vermehrt spezielle Workflowsysteme eingesetzt, die durch maschinell gesteuertes Routing einzelner Aufgaben in Verbindung mit einer automatischen Mailbenachrichtigung der am Freigabeprozess beteiligten Personen die gesamte Rechnungsprüfung optimieren.

In den meisten Unternehmen werden die Eingangsrechnungen in Bezug auf eine dem Beschaffungsvorgang vorausgehende Bestellung in einem ERP-System unter Verwendung der Kreditorennummer (Kreditorenstammsatz, Kreditorenkonto) erfasst. Dabei werden die Forderungen des Lieferanten (Rechnungsbetrag) auf dem Kreditorenkonto als Verbindlichkeit (im Haben) eingestellt. Als Gegenposten im Soll wird entweder ein Bestandskonto oder ein Aufwandskonto bebucht. Die evtl. auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer wird auf einem Vorsteuerkonto erfasst.

Beispiel-Buchungssatz:

Im Rahmen der Offene-Posten-Verwaltung werden Tätigkeiten wie das Sperren und Entsperren zur Zahlung, Anpassung der Fälligkeit einzelner Kreditorenposten, Altpostenkontrolle oder Prüfung auf Doppelterfassung durchgeführt. Über die zeitliche Fälligkeitstruktur der Rechnungen ergibt sich eine Möglichkeit zur kurzfristigen Liquiditätsplanung.

Nach Erreichen der Fälligkeit werden offene Kreditorenverbindlichkeiten durch eine Zahlung ausgeglichen. Die Art der Zahlungsausführung hängt von den Möglichkeiten des eingesetzten ERP-Systems ab. Die Zahlungen können manuell durch Ausfüllen eines Überweisungsträgers oder maschinell über spezielle Online-Banking-Programme oder auch über einen automatisch gesteuerten Zahlungslauf ausgeführt werden. Bei diesen Zahlungsläufen werden alle fälligen, nicht zur Zahlung gesperrten Kreditorenposten nach vorher definierten Kriterien automatisch selektiert und anhand der in den Kreditorenstammsätzen hinterlegten Bankverbindungen mittels einer speziellen DTA-Datei (DatenTrägerAustausch-Datei) an die Hausbank zur Auszahlung übergeleitet.

Zwecks Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen kreditorische Rechnungen in Deutschland 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Zu diesem Zweck werden alle Rechnungen nach der Verbuchung meistens chronologisch und alphabetisch sortiert, in Ordnern, Kisten oder ähnlichen Ablagesystemen abgelegt und in dafür vorgesehenen Räumen gelagert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können diese physisch vernichtet werden. Es ist zulässig, die kreditorischen Rechnungen anstatt in Papierform in einem speziellen elektronischen Archiv aufzubewahren. Dabei werden alle bereits gebuchten Rechnungen gescannt und auf einem Datenträger gespeichert. Nachdem sichergestellt wurde, dass alle Belege lückenlos gescannt worden sind, können die dazugehörigen Papierbelege vernichtet werden.

Zu den klassischen Berichten der Kreditorenbuchhaltung zählen Auswertungen wie die Kreditoren-Offene-Posten-Liste oder die Kreditorensaldenliste zu einem Stichtag sowie auch die Auswertung der Stammdaten oder die Analyse der Fälligkeitsstruktur.

• Debitorenbuchhaltung

• Bernd Urban: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. 2. Auflage. Haufe, Freiburg 2018, ISBN 978-3-648-11201-4.

1. Universität Heidelberg: Kreditorenbuchhaltung (Memento vom 6. Juni 2010 im Internet Archive) www.zuv.uni-heidelberg.de
2. SAP Help Portal: Kreditorenstammdaten einstellen
3. (PDF; 2,2 MB) www.help.sap.com/Logistik Rechnungsprüfung S. 8–11