Buchführung

Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern oder die im Handelsregister eingetragen sind, sind Kaufleute und damit zur Buchführung verpflichtet.

§ 241a HGB (eingefügt durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)) legt die Befreiung kleiner Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht fest.

Nach der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. Juli 2002 müssen börsennotierte Unternehmen in der Europäischen Union ihre konsolidierten Abschlüsse ab 2005 (Vergleichszahlen 2004) nach den International Accounting Standards (IAS) bzw. International Financial Reporting Standards (IFRS) aufstellen. Die EU reagierte damit auf die Anforderungen internationaler Börsen, die als Voraussetzung für die Zulassung zum Handel einen Abschluss nach den Rechtsvorschriften ihres Landes verlangen. Inzwischen ist die ursprüngliche Verordnung durch die Verordnung Nr. 1126/2008 ersetzt worden. Die Anwendung der IAS / IFRS der EU wird heute an den Börsen fast aller Länder als gleichrangig mit den nationalen Abschlusspflichten angesehen. In ihrem am 25. Februar 2003 veröffentlichten Maßnahmenkatalog hat die deutsche Bundesregierung auf die Forderungen der EU-Kommission reagiert. Zusätzlich wurde nicht börsennotierten Unternehmen ein Wahlrecht zur Anwendung der IAS / IFRS im Konzernabschluss eingeräumt. Mit dem Bilanzrechtsreformgesetz wurde die Verpflichtung zur Anwendung der IFRS auch auf die Unternehmen ausgedehnt, deren Wertpapiere zwar noch nicht gehandelt werden, die sich aber im Zulassungsprozess befinden (vgl. § 264d HGB).

Diese gilt aber gerade nicht für die sogenannten freien Berufe, wie z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater oder Arzt, für die grundsätzlich keine Buchführungspflicht besteht. Eine Ausnahme hiervon besteht nur, wenn der entsprechende Betrieb in der Rechtsform einer Kapital- oder Handelsgesellschaft betrieben wird, beispielsweise eine als GmbH geführte Steuerberatungssozietät – hier würde § 6 Abs. 1 HGB (Formkaufleute) greifen und zur Buchführung verpflichten.

Die originäre Buchführungspflicht gilt allerdings erst ab dem Wirtschaftsjahr, welches auf die Mitteilung des Finanzamtes über die Überschreitung der Grenzen folgt. Sie endet erst mit Ablauf des auf die Feststellung der Unterschreitung folgenden Wirtschaftsjahrs.

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, …). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 6 Jahre bei Handelsbriefen oder 10 Jahre bei Belegen).

• Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
• Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
• Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

• Grundsatz der Nachprüfbarkeit
• Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
• Bücher sind in einer lebenden Sprache zu führen
• Abkürzungen müssen allgemein verständlich sein
• Jahresabschluss in deutscher Sprache
• Grundsatz der Vollständigkeit
• lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle
• Grundsatz der Richtigkeit und Wahrheit
• nicht unleserlich machen
• Zwischenraum entwerten
• keine Buchung ohne Beleg
• keine Buchung ohne Gegenbuchung (Gegenkonto)

Elektronische Dokumente können nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind.

Die Einhaltung wird bemessen am Grad der Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die GoBD enthalten Vorgaben, die nach Sicht der Finanzverwaltung für alle EDV-Systeme relevant sind, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten. Bei Umsetzung dieser Vorgaben geht die Finanzverwaltung von der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der Erfüllung der Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen für reibungslose Betriebsprüfungen aus.

Der Begriff Bilanz stammt vom italienischen „bilancia“ und bedeutet übersetzt Waage. Die Bilanz ist die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits. Aktiva sind solche Vermögensformen, die ein Unternehmen „aktiv“ einsetzen kann, unabhängig davon, ob diese selbst finanziert wurden oder nicht. Vereinfacht gesagt: Die Aktivseite drückt aus, welches Vermögen vorhanden ist. Die Passivseite zeigt, wie dieses Vermögen finanziert wurde, also die Herkunft des Kapitals; entweder durch eigenes Vermögen (Eigenkapital) oder durch Schulden (Verbindlichkeiten).

Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – es hatte sich eine Art allgemeine, gesellschaftliche Übereinkunft herausgebildet. In Deutschland ist das genaue Vorgehen heute in § 266 Abs. 2 und 3 HGB gesetzlich geregelt. Die dort enthaltene Bilanzgliederung ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften (§ 264a HGB) vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber für alle Personengesellschaften und Einzelunternehmen durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter komprimiert werden.

Beide Seiten der Bilanz sind sortiert, und zwar:

• die Aktivseite aufsteigend nach „Flüssigkeit“ (Liquidität): Vermögenswerte, die sich am schwersten in Bargeld verwandeln lassen (zum Beispiel Grundstücke), stehen oben, die dem Geld am nächsten stehenden Vermögenswerte (Kassenbestand, Bankguthaben) unten.
• Die Passivseite aufsteigend nach „Fälligkeit“: Oben die Finanzierungsquellen, die dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung stehen, unten die kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Diese Werte werden im Rahmen der Inventur ermittelt, bei der auch das vorhandene betriebliche Inventar festgestellt und bewertet wird.

Auch bei der Inventur fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzten Werte eintragen. Jeder Wert muss entsprechend belegbar sein. Daher wird ihm die Pflicht zur Aufstellung einer Bilanz auferlegt:

Das Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen. Ohne die Auflösung der Bilanz in Aktiv- und Passivkonten, um die Buchung der Geschäftsfälle darin abzuwickeln, wäre die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nicht möglich.

Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem immer zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt, und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge. Auf diese Weise erscheinen die Werte, die in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, auch wieder in der linken Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Demgegenüber landen die Werte aus der rechten Seite (der Passivseite) der Bilanz auch auf der rechten Seite des Kontos (Haben).

Vorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

Bevor Werte in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H).

„Soll“ ist immer links, „Haben“ ist immer rechts:

Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt grafisch dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter „Soll“ und „Haben“ sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt. Es geht also nicht um „etwas haben“ oder „etwas, das sein soll“. Besonders der Begriff „Haben“ wird oft falsch verstanden: Er bedeutet nicht „Besitzen“; er ist aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurde nach dem Prinzip „Wir HABEN zu bezahlen!“ der entsprechende Betrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen „Der Kunde SOLL bezahlen!“ – deshalb also „Soll“ als linke Seite eines Kontos.

In der Buchhaltung sind Bestandskonten und Erfolgskonten zu unterscheiden:

1. Bestandskonten nehmen Bestände an Gütern und Geld auf, also erfolgsneutrale Zustände.
   1. Aktive Bestandskonten halten das Vermögen fest. Auf Aktivkonten wird die Kapitalverwendung aufgezeichnet. Alle finanziellen Mittel, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, sind in einer bestimmten Form vorhanden: zum Beispiel als Grundstücke, Maschinen, Vorräte und Bargeld, aber auch als Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände wie Lizenzen. Die Zahlung eines Kunden mindert eine Forderung, welche zuvor Auswirkungen auf das damit in Verbindung stehende Ertragskonto hat. Zugänge werden im Soll, Abgänge im Haben gebucht.
   2. Passive Bestandskonten erfassen die Verbindlichkeiten oder „Schulden“ eines Unternehmens. Passivkonten zeichnen die Herkunft des Eigen- und des Fremdkapitals auf. Die Zahlung einer Rechnung wird als Abgang einer Verbindlichkeit gebucht. Das Vermögen eines Unternehmens wird aus Mitteln der Eigentümer und Gläubiger gebildet: zum Beispiel der Gesellschafter, Aktionäre, Banken oder Lieferanten. Zugänge werden im Haben, Abgänge im Soll gebucht.
      
2. Erfolgskonten nehmen erfolgswirksame Vorgänge auf. Erfolg ist in der Buchführung ein neutraler Begriff und bezeichnet sowohl Gewinn als auch Verlust.
   1. Aufwandskonten werden verwendet, um eine Minderung des Eigenkapitals festzuhalten. Aufwand bedeutet „Werteverzehr“, also zum Beispiel den Verbrauch von Material, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen. Ein Aufwand wird im Soll gebucht.
   2. Ertragskonten werden mit „Wertzuflüssen“ gebucht, die das Eigenkapital erhöhen. Die wichtigste Ertragsart in einem Unternehmen sind in der Regel die Umsatzerlöse. Erträge werden im Haben gebucht.
      

Die Konten sind in einer systematischen Reihenfolge angeordnet (Kontenplan). Moderne Systeme, die sich nach einem der empfohlenen Kontenrahmen richten, entsprechen der Bilanzgliederung. Die Konten tragen Nummern, die sofort erkennen lassen, wie sie in das Bilanzsystem eingeordnet sind.

T-Kontenblatt für den Schulgebrauch

Eine einfache Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung im Soll, eine zweite im Haben. Auf jedem Beleg wird vermerkt, wie gebucht wird. Das erfolgt in Form eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wort „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt (oder kurz: immer „Soll an Haben“). Ein Beispiel dazu: Einkauf von Rohstoffen auf Ziel erhält den Buchungssatz

Rohstoffe an Verbindlichkeiten

Zusammengesetzte Buchungssätze können eine Vielzahl von Konten ansprechen. Die Summen aller Buchungen im Soll und im Haben müssen aber übereinstimmen. Sind die Summen unterschiedlich, ist der Buchungssatz unvollständig (er „geht nicht auf“) und eine Buchung in den meisten EDV-gestützten Buchführungssystemen nicht möglich.

Jede Buchung verändert mindestens zwei Konten und hat damit eine Auswirkung auf die Werte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Man unterscheidet erfolgsneutrale Buchungen, die nur die Bilanz betreffen, und erfolgswirksame Buchungen, die sich sowohl in der Bilanz als auch in der Gewinn- und Verlustrechnung niederschlagen. Ausgehend davon gibt es sechs Grundsituationen:

erfolgsneutral:

• Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung per Überweisung.
  • Buchungssatz: „Bankkonto“ an „Forderungen“.
• Passivtausch: Ein Passivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenschuld wird in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (Verbindlichkeiten a. L. L.) an „Darlehen“.
• Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): Aktiv- und Passivseite werden um den gleichen Betrag erhöht.
  • Beispiel: Rohstoffe werden „auf Ziel“ gekauft, d. h. die Rechnung wird nicht sofort bezahlt.
  • Buchungssatz: „Rohstoffe“ und „Vorsteuer“ an „Verbindlichkeiten a. L. L.“.
• Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): Aktiv- und Passivseite werden um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird per Überweisung bezahlt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Bankkonto“.

erfolgswirksam:

• Positive Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Ertragskonto angesprochen → Gewinn
  • Beispiel: Eine Kundenrechnung wird fakturiert.
  • Buchungssatz: „Forderungen“ an „Umsatzerlöse“.
• Negative Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Aufwandskonto angesprochen → Verlust
  • Beispiel: Eine Handwerkerrechnung wird bar bezahlt.
  • Buchungssatz: „Instandhaltungskosten“ an „Kasse“.

Hinweis: grundsätzlich können auch mehrere Konten angesprochen werden.

am Beispiel Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemindert, zwei andere um den in der Summe gleichen Betrag gemehrt.

• Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung über 1.000,-- € je zur Hälfte bar und per Überweisung.
• Buchungssatz: „Bankkonto 500,--“, „Kasse 500,--“ an „Forderungen 1.000,--“.

Der Bestand auf den einzelnen Konten wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Das erfolgt, indem die Summen der Soll- und der Habenseite ermittelt werden. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so entsteht ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, handelt es sich um einen Habensaldo.

Die Buchführung arbeitet traditionell mit absoluten Werten, wie aus der vorstehenden Tabelle ersichtlich. Es gibt jedoch EDV-Programme, die Sollposten als positive und Habenposten als negative Zahlen zeigen. In diesem Fall ist der Saldo die Summe der Einzelposten eines Kontos.

Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Nach der Addition zeigt die Gleichheit der Summe aller Salden in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind.

Oftmals wird vertreten, die Differenz bei den Ertrags- und Aufwandskonten dürfe nicht als „Saldo“, sondern nur als „Ergebnis“ bezeichnet werden. Diese Bezeichnung ist streng genommen genauer. Begründet wird sie in der Regel mit dem Saldierungsverbot, welches besagt, dass Aufwendungen und Erträge zwecks Klarheit bis zur Buchung zum Gewinn- und Verlustkonto nicht verrechnet werden dürfen.

Im Journal (übersetzt Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch (zeitlich) mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) erfasst. Die Funktion des Journals geht von folgendem Prinzip aus: Alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Die chronologische Ordnung wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungssätze dem Datum nach im Journal aufgezeichnet werden. Es ist das Grundbuch der Buchführung. Gleichzeitig ist das Journal die Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen aus dem Grundbuch in das Hauptbuch.

Hauptbuch aus den 1950er Jahren

Als Hauptbuch wird das Kontenwerk mit seiner sachlichen Untersetzung und Bewegung durch Geschäftsfälle der einzelnen Bilanzpositionen bezeichnet. Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Bestandskonten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (zum Beispiel Bankbestand) eröffnet, am Ende des Geschäftsjahres werden sie über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen (Erfolgskonten werden über das GuV-Konto abgeschlossen, direkte Unterkonten zuvor über ihre eigentlichen „Mutterkonten“, zum Beispiel Vorsteuerabzug über USt, Privat über Eigenkapital usw.). Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen.

Für das Buchen selbst gilt die Grundregel: Zuerst Eintragung im Grundbuch (Journal), im Folgenden Buchung auf den Konten (im Hauptbuch).

Des Weiteren gibt es diverse Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern, u. a.:

• das Kontokorrent- oder Geschäftsfreundebuch enthält Verbindlichkeiten und Forderungen bei Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren)
• das Lagerbuch enthält Zu- und Abgänge des Warenlagers
• das Lohn- und Gehaltsbuch enthält die Abrechnungen der Arbeitsentgelte
• das Anlagebuch enthält die Gegenstände des Anlagevermögens
• das Bank- und Kassenbuch enthalten den Zahlungsmittelbestand
• das Rechnungsausgangsbuch enthält die Fakturierung

Erste Ansätze zur Aufzeichnung wirtschaftlicher Vorgänge findet man bereits in der Obed-Zeit in Mesopotamien. Etwa 3500 v. Chr. wurden bei den Sumerern Abrechnungen für Brot und Bier auf Tontafeln in der sich entwickelnden Keilschrift vorgenommen. Weiterentwicklungen etwa 3000 v. Chr. in Ägypten und Babylonien führten zu ersten Darstellungen von Soll und Haben auf Papyrusrollen. Aus der Zeit um 200 n. Chr. sind in Indien die ersten Loseblattbuchführungen auf präparierten Palmblättern erhalten. Aufzeichnungen im Griechenland des 5. Jahrhunderts v. Chr. sprechen von den Logisthai, die die Schlussabrechnungen der Kassenbuchhalter des Attischen Seebundes übernahmen und den „Zehnten“ für die Göttin Athena ermittelten.

Aus dem Jahr 795 gibt es eine Verordnung Karls des Großen über die Krongüter und Reichshöfe, nach der ein umfassender Jahresabschlussbericht mit einer wohlgeordneten Vermögensaufstellung vorgeschrieben war, wozu die königliche Kanzlei kirchlich erprobte Musterformulare anlegte. Das älteste Kaufmannsdokument nördlich der Alpen stammt aus der Hansezentrale Lübeck, wo ein Tuchhändler um 1180 auf einer Pergamentrolle rund 160 Geschäftsvorfälle in einfachster Form festgehalten hat. In Europa wurde die Buchführung im griechischen und römischen Kulturkreis durch Ausbau der Kontokorrentrechnung (Aufzeichnung der Entwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Geschäftspartnern) erweitert. In Genua sind 1263 zwei städtische „Oberkontierer“ nachweisbar, die Einzelkonten mit dem altrömischen Namen ratio anlegten. Anfang des 13. Jahrhunderts wurde das arabische Dezimalsystem in Europa bekannt (s. Leonardo Fibonacci). Das römische Zahlensystem, das als fälschungssicher angesehen wurde, hielt sich jedoch noch bis zum Ende des 15. Jahrhunderts.

Eine lückenlose doppelte Buchführung kann für das Jahr 1340 nachgewiesen werden. Aus dieser Zeit liegen erhaltene Hauptbücher aus Genua mit den Einnahmen und Ausgaben der Regierung vor. Diese, gegliedert nach Debitoren mit Steuern, Anleihen und Strafen, weisen eindeutig die doppelte Buchführung auf. Ebenfalls 1340 ist in Lübeck – nach dem Muster von Genua, Venedig und Florenz – der doppelte Buchungssatz mit Aufstellung bilanzähnlicher Übersichten eingeführt worden.

Seit dem Jahre 1426 ist belegt, dass Warenkonten sowohl als Warenbestands- als auch als Warenverkaufskonten geführt wurden. Unter den Handbüchern zur Buchführung, die in der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts entstehen, beschreibt der Kaufmann Benedetto Cotrugli in seinem Libro dell’arte di mercatura zum ersten Mal die Methode der doppelten Buchführung. Umfassend wird sie aber erst 1494 vom venezianischen Mönch Luca Pacioli dargestellt. Sein Werk Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita war noch kein Lehrbuch über die doppelte Buchführung, aber es fasste unter dem Begriff Venezianische Methode Prinzipien zusammen, die im Wesentlichen unverändert gültig geblieben sind. Die erste deutsche Übersetzung des Werks von Pacioli erschien in Nürnberg im Jahr 1537.[8] Die Nürnberger Börse diente im 16. Jahrhundert als Bindeglied im Handel zwischen Italien und anderen europäischen Wirtschaftszentren. In der Stadt wurden daher frühzeitig italienische Handelsbräuche übernommen.

Indrizzo degli economi („Leitlinien der Schatzmeister“) von Angelos Pietra, 1586

Auch in italienischen Benediktiner-Klöstern finden sich bereits vor Veröffentlichung der Buches von Pacioli Nachweise für die Verwendung der doppelten Buchführung.[9] Der Prior der Kathedrale von Durham in England verwendete ein System von 13 Konten für die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben.[10] Die Rolle und Erfahrung der Klöster und der Orden (z. B. des Templerordens) für die Entwicklung des Rechnungswesens seit dem Hochmittelalter – bedingt durch ihren stets steigenden Reichtum und vor allem durch ihre vielfältigen Vermögensgegenstände und Einkommensarten – kann nicht hoch genug veranschlagt werden[11] und schlug sich in den Werken des Franziskaners Pacioli und in dem hochsystematischen Buch Indirizzo degli economi[12] des Benediktiners Angelo Pietra nieder, der das Rechnungswesen des Herzogtums Mantua neu ordnete und an die monastische Buchführung anpasste.

Schon 1511 haben die Fugger erstmals eine Bilanz erstellt. Im 16. Jahrhundert stellte der in Venedig ausgebildete Hauptbuchhalter des Augsburger Fuggerhauses, Matthäus Schwarz, der italienischen eine „teutsche“ Buchhaltung gegenüber. Das Hauptbuch wurde in ein Personenkonten- oder „Schuldbuch“ und ein Sachkontenbuch oder Capus aufgeteilt. Hinzu trat ein „Unkostenbüchlein“ für Spesen, Verbrauchsteuern usw. sowie ein „Geheimbuch“ des Prinzipals, das neben internen Berechnungen der direkten Steuern vor allem die Gewinn- und Verlustrechnung aufnehmen sollte.

Weiterentwickelte Werke über das Rechnungswesen erschienen im Verlaufe des 16. Jahrhunderts in Italien, Deutschland, Holland, Frankreich und England. Diese enthielten bereits Beschreibungen des Konzepts für Guthabenposten (Betriebsvermögen), Schuldposten (Verbindlichkeiten) und Erträge. Unter anderem ist hier das erste Buchhaltungslehrbuch des Mathematikers Wolfgang Sartorius aus dem Jahr 1592 erwähnenswert.[13]

Bis ins 17. Jahrhundert entwickelte sich im Zuge des ständig steigenden Warenverkehrs allmählich die Periodenrechnung (Geschäftsjahr oder Kalenderjahr) mit regelmäßigem Bücherabschluss. Zu dieser Zeit wurden Wareneingangs-, Warenausgangs- und Kassenbücher, Journale usw. geführt. Anlagekonten und Betriebsbuchhaltung wurden erst zu Beginn des Industriezeitalters systematisch ausgebaut. Seit Ende des 19. Jahrhunderts stiegen sowohl durch die Erkenntnisse der Handelswissenschaften und der Betriebswirtschaftslehre als auch durch die Gesetzgebung die Anforderungen an Finanz- und Betriebsbuchhaltung.

Auch die Gesetzgebung rund um die Buchführung wurde schrittweise entwickelt. So findet man im preußischen Allgemeinen Landesrecht des Jahres 1794 erstmals die gesetzliche Bilanzierungspflicht für Preußen: „Ein Kaufmann, welcher entweder gar keine ordentliche Bücher führt, oder die Balance seines Vermögens, wenigstens alljährlich einmal zu ziehen unterlässt, und sich dadurch in Ungewissheit über die Lage seiner Umstände erhält, wird bei ausbrechendem Zahlungsunvermögen als fahrlässiger Bankerutirer bestraft.“

Nach der schwindelerregenden Gründerzeit der Aktiengesellschaft wurden auch im Handelsrecht – in Deutschland mit der Aktiennovelle von 1884 – neue Signale gesetzt: Die gewachsenen Grundsätze der Bilanzerstellung wurden gesetzlich eingeschärft; ihre Verletzung wurde unter Strafe gestellt; die ganze achtbare Kaufmannschaft wusste sich bestätigt und auf die Grundsätze „ordnungsmäßiger“ Bilanzierung verpflichtet. Das Preußische Einkommensteuergesetz von 1891 führte dann zur Koppelung der Steuererklärung mit der Handelsbilanz.

Maschinenbuchhalterinnen in einer LPG, DDR, 1966

Die Buchführung reagierte ständig auf die Fortschritte der Informationsaufzeichnung und -verarbeitung. Lange Zeit wurden die Bücher mit hoher Akribie handschriftlich geführt. Mit den Möglichkeiten von Durchschreibeverfahren konnte Zeit und Arbeit gespart werden, indem die manuellen Konteneintragungen auf das Journal kopiert (durchgepaust) wurden. Dazu mussten allerdings die Bücher in einzelne Blätter aufgelöst werden. Für den traditionsbewussten Buchhalter war das eine Art Revolution. Weiterentwickelt wurde das Durchschreibeverfahren mit der Schreibmaschinentechnik und später mit Buchungsautomaten, die einfache Rechenaufgaben durchführen konnten. Die ersten Buchungsautomaten waren manuell-mechanisch, später wurde ein elektromechanischer Antrieb entwickelt. Ab den 1960er Jahren konnten mit sogenannten Magnetkonten die Buchungsdaten erstmals auch elektronisch gespeichert werden. Spezielle Magnetkonten-Computer dienten als Schnittstelle zwischen klassischer Buchführung und moderner elektronischer Datenverarbeitung. Heute findet die Buchführung fast nur noch elektronisch statt. Es gibt eine große Anzahl mehr oder weniger anwendungsfreundlicher Buchführungsprogramme für Personal Computer. Trotz dieser sich drastisch unterscheidenden technischen Mittel hat sich die Buchführung eines Unternehmens im Kern mit ihrem Kontensystem nur wenig verändert. Das Journal ist heute oft eine Tabelle in einer relationalen Datenbank, es speichert zudem die Zugriffszeit und den bearbeitenden Benutzer, da keine Handschrift mehr erfolgt, und ist den Anforderungen entsprechend zugriffsgeschützt. Die restlichen Stammdaten wie auch der Kontenrahmen, der als Vorlage der Kontenstammdaten dient, werden datentechnisch mit dem Journal verknüpft. Auswertungen und Berichte wie z. B. Offene Posten, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bilanz basieren meist auf vorprogrammierten Abfragen. Diese sind nach der Belegerfassung (der Eintragung der Belege ins Journal) auf Knopfdruck abrufbar. Neben dem Kontenstamm liegen wiederum die Steuerarten und -sätze vor.

Die Buchführung ist so auszugestalten, dass sie für den Unternehmer zur Quelle von Informationen über seinen wirtschaftlichen Erfolg und seine zu treffenden Entscheidungen wird. Ebenso sind die Anforderungen, die von der Steuergesetzgebung an die Buchführung gestellt werden, zu erfüllen. Gleichzeitig verursacht die Buchführung Kosten, die den Geschäftserfolg mindern. Genau wie das ganze Unternehmen muss also auch die Buchführung mit höchstmöglicher Effizienz organisiert werden.

Die moderne Informations- und Kommunikations-Technik eröffnet neue Möglichkeiten. Sie laufen auf die vollständige elektronische Erfassung aller Daten hinaus und die programmierte computergestützte Verarbeitung dieser Daten mit Buchführungsprogrammen. Dabei werden die Zahlen als Festkommazahlen (statt Gleitkommazahlen) kodiert.

In größeren Unternehmen wird die Buchführung vollständig im eigenen Haus durchgeführt. Dabei erfolgt die Erfassung der Grunddaten meist nicht mehr in der Buchhaltungsabteilung, sondern in den funktionellen Bereichen (Einkauf, Verkauf, Personalbereich, Produktion). Die Daten werden ohne nochmaliges Erfassen (Eintippen) mittels Buchführungsprogrammen verarbeitet.

In kleineren Unternehmen werden Buchführungsaufgaben in den meisten Fällen einem externen Dienstleister anvertraut. Häufig werden wie früher alle Belege dem Dienstleister übergeben, der alle Arbeiten erledigt. Nachteilig ist bei der z. T. noch praktizierten veralteten Vorgehensweise, dass der Unternehmer zu spät die Auswertungen erhält und keinen Überblick über das kaufmännische Geschehen hat. Forderungen und Verbindlichkeiten können außer Kontrolle geraten. Außerdem besteht die Gefahr der Doppelerfassung: Zum Beispiel werden die Angaben aus dem im Unternehmen manuell geführten Kassenbuch vom Dienstleister noch einmal mit dem Computer erfasst und in das Buchführungsprogramm übernommen.

Die elektronische Datenübertragung zwischen dem buchführungspflichtigen Mandanten und Dienstleistern haben den Vorteil, dass die Doppelerfassung von Daten vermieden wird. Die optimale Vorgehensweise besteht darin, dass beim Mandanten all dasjenige an Daten für die Buchführung bereitgestellt wird, was im Geschäftsprozess sowieso anfällt oder leicht aufbereitet werden kann:

• Die Grunddatenerfassung kann beim Mandanten erfolgen. So muss beispielsweise das Kassenbuch nicht mehr per Hand geführt werden, sondern es kann am Computer mit viel geringerem Zeitaufwand erfasst werden. Das setzt aber technisch gemäß § 146 AO den Nachweis voraus, dass die Daten unveränderbar sind.
• Die Bankauszüge, die dem Mandanten online übermittelt werden, bieten die notwendige Datenbasis für eine direkte Eingabe direkt für die Buchführung.
• Aus den Programmen für die Erstellung von Ausgangsrechnungen können die Daten ausgegeben werden, die für die Buchführung erforderlich sind.
• Eingehende Rechnungen können im Unternehmen mit dem Computer in einfachen Listen erfasst werden, die dem Dienstleister auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Die genannten Grunddaten für die Buchführung können beim Mandanten mit wenig Arbeitsaufwand erzeugt werden. Der Dienstleister ergänzt und prüft die Daten und importiert sie in ein elektronisches Buchführungsprogramm.

Dem Mandanten werden vom Dienstleister folgende Auswertungen zur Verfügung gestellt:

• Summen- und Saldenliste (Auswertung zu den Salden der verwendeten Konten)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Listen über offene Posten bei Debitoren und Kreditoren
• Umsatzsteuervoranmeldungen – elektronisch
• Bilanzen
• Steuererklärungen

Alle Daten für die Mandanten oder die Behörden können traditionell auf Papier bereitgestellt oder direkt elektronisch weiterverwendet werden.

Auch für kleine Unternehmen gibt es kostengünstige Lösungen, um die Buchführung per EDV selbst zu erledigen. Die Daten können dann für den Jahresabschluss online dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Inzwischen bieten Dienstleister Buchführung über das Internet an. Der Mandant gibt die Daten über einen Webbrowser ein, die gesamte Buchführung inklusive Datensicherung wird im Rechenzentrum des Dienstleisters abgewickelt. Steuerberater und Finanzamt erhalten die Daten dann via Netzwerk. Diese Lösung erfordert keine hohen Anfangsinvestitionen in Hardware, sondern nur eine monatliche Nutzungsgebühr und spart Kosten für Updates und deren Anpassung bzw. Support.