FileNet

FileNet wurde 1982 in Costa Mesa (CA), USA von Ted Smith und Edward Miller gegründet, um papierintensiven Unternehmen wie Banken und Versicherungen eine Technologie für die Speicherung und Weiterverwendung von Dokumenten zu bieten. Schon damals sahen sich viele Unternehmen mit dem Problem konfrontiert, rechtskonforme Kopien von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen, Personalakten und Rechnungen zu verwalten. Diese Dokumente mussten als Bilddateien archiviert werden, da beispielsweise Unterschriften bei einer rein textbasierten IT-Lösung verloren gehen würden. Bilddateien benötigten damals jedoch mehr Speicherplatz als auf den üblichen Rechnern zur Verfügung stand, so dass viele Unternehmen die Archivierung entweder auf die Verwaltung von physischen Kopien beschränkte oder die Mikroverfilmung zur Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten nutzten. Da diese Form der Ablage jedoch mit keiner Digitalisierung einhergeht, gab es keine Möglichkeit, die Dokumente in die rechnergestützten Systeme der Unternehmen zu integrieren. An dieser Stelle erkannten Smith und Miller das Potential optischer Speichertechnologien, die es erlaubten, die Produktivität papierintensiver Unternehmen zu erhöhen und solche Dokumente elektronisch untereinander auszutauschen. FileNet lieferte unter anderem Hardware, die in der Lage war, bis zu 200 optische Speicherdisketten zu verwalten (JukeBox). Weiterhin wurden speziell für FileNet gebaute Scanner sowie Drucker verkauft, um Informationen vom Bildschirm wieder auf Papier zu bringen. Die Software WorkFlo erlaubte die Bedienung der Hardware, insbesondere der Jukebox und das Anzeigen der Dokumente. Im Laufe der Zeit entwickelte sich WorkFlo von einer Software zur Anzeige von Dokumenten hin zu einem strukturierten Tool, das die Regulierung des Dokumentenflusses in Unternehmen erlaubte. In diesem Zusammenhang entwickelte sich der Begriff „Workflow“ beschreibend für dieses Konzept. Dieser Begriff wurde dann auch rasch von konkurrierenden Softwareherstellern adaptiert.

Im Jahr 1991 stellte FileNet eine neue Version von WorkFlo vor, die auf den graphischen Betriebssystemen von Microsoft lauffähig war. Ab diesem Zeitpunkt konnte die Software zwar auch auf Computern betrieben werden, die nicht von FileNet bereitgestellt wurde, jedoch mussten Kunden weiterhin die eigens hergestellten Scanner kaufen. Dieser Umstand wurde mehr und mehr zu einem Hindernis, da viele Mitbewerber Systeme anboten, die den Kunden die Möglichkeit gaben, ihre vorhandene Hardware weiterzuverwenden oder von einem beliebigen Hersteller preiswerter zu beziehen. Daher stellte FileNet im Jahr 1992 einen Großteil seiner Hardwareherstellung ein und konzentrierte sich fortan auf die Softwareerstellung im Bereich des Enterprise Content Management. Anfang 1998 stellte FileNet Panagon als eine Sammlung integrierter Dokumentenmanagement und Workflow Produkte vor. Um das Jahr 2000 war das einfache Archivieren von Dokumenten längst keine attraktive Neuheit, so dass Panagon bereits damals einige Internet Funktionalitäten bereitstellte (wie z. B. FileNet Web Services). Die Verwendung von FileNet Produkten wurde nun auch für andere Bereiche, beispielsweise eCommerce attraktiv, wo Dokumente oft ausschließlich elektronisch vorliegen und mit Hilfe elektronischer Unterschriften signiert werden.

Durch die alleinige Fokussierung auf die Softwareerstellung und das sich wieder ändernde Marktumfeld, hervorgerufen durch den stetig wachsenden Einfluss des Internets auf diese Geschäftswelt, wurde eine breitere Aufstellung von FileNet unumgänglich. In diesem Zusammenhang folgten Zukäufe von verschiedenen Softwarehäusern, da die Eigenentwicklung nicht mehr alleine zu tragen war:

• 2002 übernahm FileNet Bethesda, einen Anbieter im Bereich Web-Content-Management
• 2003 übernahm FileNet Shana mit dem Ziel eForms Funktionalitäten hinzuzufügen.
• 2005 übernahm FileNet Yaletown Technology Group um die Fähigkeit auszubauen, verschiedene Content Typen mit Email Manager und Records Crawler zu behandeln.

Im Jahr 2003 vollzog FileNet seine bis dato größte Marktveröffentlichung. Die FileNet P8 Architecture wurde zunächst für den US-amerikanischen Markt entwickelt und bestand aus Komponenten, die die verschiedenen Bereiche Geschäftsprozess Management, Records Management, Dokumenten Management, Web-Content-Management und Image Management abdeckten. Schließlich wurde FileNet Ende 2006 von IBM im Rahmen seiner Information on Demand Initiative für $1,6 Milliarden ($35/Aktie) übernommen.

Die Übernahme von FileNet durch IBM war seitens der IBM wie folgt motiviert:

IBM FileNet P8 basiert auf den drei wesentlichen Funktionspfeilern Content, Process und Compliance. Diese Funktionalitäten sollen Unternehmen eine einfache Bereitstellung von Inhalten, eine schnellere Entscheidungsfindung und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen ermöglichen.

Die Informationen, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind, liegen in unterschiedlichen Formen im ganzen Unternehmen verstreut vor. Neben Kunden-, Finanz- und Produktdaten gehören dazu beispielsweise gescannte Bilder, Web Seiten, Videodateien, E-Mails, Dokumente sowie ganze Akten und Vorgänge. Diese werden an unterschiedlichen Standorten, in unterschiedlichen Unternehmenseinheiten oder gar innerhalb verschiedener Zeitzonen verwaltet.

Das Geschäftsprozessmanagement, also die Abbildung, Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen wird umso interessanter, je komplexer eine Organisation aufgebaut ist. Klassische Anwender von Geschäftsprozessmanagement Lösungen sind insbesondere große Bank- und Versicherungshäuser, denn dort existieren viele informationszentrierte und sich wiederholende Abläufe.

Vielfältige branchenspezifische Vorschriften hinsichtlich der Unternehmensführung sowie Anforderungen an die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigen sie eine Compliance-Plattform, mit der sie die Kosten für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien senken, Risiken reduzieren und die Reaktionsfähigkeit auf gesetzliche und verwaltungstechnische Vorgaben verbessern können. Hier geht es um Content oder Information Lifecycle Management (ILM), das auf geschäftlichen Anforderungen – und nicht primär Speicheranforderungen – basiert.

Inhalte, Dokumente sind nach dem neuen Paradigma nicht mehr nur passive Inhaltsobjekte, sondern ereignissensitive, aktive Inhalte, die von sich aus Aktionen bzw. Prozesse auslösen können. Durch Inhalte verschiedenster Quellen und deren Statusänderungen werden Prozesse angestoßen und ausgeführt, Informationen mit anderen Anwendungen ausgetauscht und verknüpft. So können Kunden, Mitarbeiter und Partner mit minimalem Aufwand in kürzester Zeit Aufträge erteilen, Waren liefern, Anträge genehmigen und anderes mehr. Active Content umschreibt die intelligente Verbindung geschäftskritischer Inhalte mit Ereignissen, die Geschäftsprozesse auslösen – über Anwendungs- und Unternehmensgrenzen hinweg.