Elektronische Beschaffung

In einem geschlossenen System werden die beiden Firmennetze des Lieferanten und des einkaufenden Unternehmens (Kunde) miteinander verbunden. Dieses bedeutet im Regelfall einen erheblichen Aufwand, um die Schnittstellen einander anzupassen. Verwenden beide Firmen oder Organisationen gleichartige Softwaresysteme, gestaltet sich der Verbund einfacher. Heutzutage erfolgt die Datenübertragung häufig über die plattformneutrale Beschreibungssprache XML. Gleichwohl bleibt immer noch ein erheblicher Aufwand zur Einrichtung. Aus diesem Grund rentieren sich solche Systeme nur, wenn ein erheblicher Beschaffungsumfang zwischen dem Lieferanten und dem Kunden erfolgt. Dieses ist etwa bei Zulieferern der Automobilindustrie der Fall.

Elektronische Beschaffung

Das Schaubild zeigt die grundsätzliche Anordnung. Links haben wir das Netz des Lieferanten, rechts das des Kunden. Die Daten werden zwischen beiden Netzen über das Internet ausgetauscht. Das übliche VPN ist eingezeichnet.

Insbesondere von Großhändlern mit vielen Kunden (Einzelhändlern) werden halboffene Systeme bereitgestellt. Solche Systeme sind auf Lieferantenseite in das interne Netz eingebunden, während auf der Kundenseite typischerweise zwei Varianten angeboten werden. Über eine Standardschnittstelle, die in einem Browser läuft, können die Kunden unmittelbar in die Abläufe des Lieferanten eingreifen, Bestellungen platzieren, den Stand der Lieferung verfolgen, den Lagerbestand ansehen usw. Meistens wird dazu parallel eine Schnittstelle (etwa mit Java-Anwendungen) angeboten, über die der Kunde die Anbindung in sein eigenes System selbst vornehmen kann oder dieses durch ein Softwarehaus erledigen lassen kann.

Insbesondere bei indirekten Gütern (MRO = Maintenance, Repair and Operations) finden häufig auch offene Systeme Anwendung, die meistens asynchron und per Internet miteinander verbunden sind. Der Datenaustausch findet auf Basis von Produktkatalogen statt, die meistens in größeren zeitlichen Abständen (Wochen bis Monate) von den Lieferanten per Datei bereitgestellt und vom Einkäufer geprüft werden. Die dazu nötigen Prozesse definiert das Katalogmanagement.

Durch die unmittelbare Verbindung zweier interner Netze ergeben sich für beide Seiten meistens erhebliche Prozesskosteneinsparungen. Die betriebsinternen Vorgänge (= Prozesse) erfolgen ohne einen so genannten Medienbruch. Ohne E-Procurement werden Bestellungen normalerweise im Kundensystem auf Papier ausgedruckt, in irgendeiner Weise (Telefax, Postversand) dem Lieferanten übermittelt und dort wieder in das Lieferantensystem eingegeben. Die Ersparnis dieses Umwegs über Papier betrifft sowohl Kosten als auch insbesondere Zeit.

Daneben werden Übertragungsfehler vermieden, die beim Wiedereinlesen des Papiers ansonsten auftreten können – auch automatische Scanner arbeiten nicht völlig fehlerfrei. Die Verfügbarkeit der Ware kann sofort geprüft werden und so sofort die Entscheidung getroffen werden, ein Ersatzprodukt auszuwählen, das Projekt zu verschieben oder einen anderen Lieferanten zu beauftragen.

Ein weiterer Nutzen bietet sich auf der Bestellseite, wenn innerhalb dieses Systems der Bestellvorgang automatisiert wird. So besteht die Möglichkeit, jeden Mitarbeiter über eine webbasierte Schnittstelle seine Bestellung selbst vornehmen zu lassen. Von der Einkaufsabteilung wird ein Webkatalog festgelegt, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter einen Warenkorb füllt. Die Bestellung wird entweder, falls genehmigungspflichtig, zur Genehmigung weitergeleitet, oder direkt an den Lieferanten versendet. Auf diese Weise wird somit auch der interne Bearbeitungszeitaufwand reduziert, da der operative Aufwand auf den Bedarfsträger selbst verlegt wird.

Üblicherweise werden in solchen Systemen nicht nur die Beschaffungsvorgänge als solche elektronisch abgewickelt. Insbesondere die Rechnungsstellung erfolgt meistens ebenfalls über das System. Hierbei müssen die entsprechenden Vorschriften der Finanzverwaltung für die steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnungen berücksichtigt werden.

Ebenfalls automatisiert werden üblicherweise die Rabattsysteme sowie diverse statistische Auswertungen und Dokumentationen.

Alternativ stellen manche Händler eigene Shopsysteme zur Verfügung, über die der B2B-Kunde direkt selbst einkaufen kann – dabei werden oft automatisch kundenspezifische Rabatte berücksichtigt, die im angebundenen ERP-System hinterlegt sind.

Eine besondere Bedeutung gewann das E-Procurement bei öffentlichen Beschaffungen. Durch Rechtsänderungen waren elektronische Ausschreibungen möglich geworden und 2004 in der Testphase. Die Verbindlichkeit der Angebote erfolgt etwa durch elektronische Signatur.

Das internationale EU-Projekt Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) erarbeitet seit 2008 Standards und IT-Komponenten für grenzüberschreitendes E-Procurement.

Ein wichtiger Gesichtspunkt bei der elektronischen Beschaffung ist die Sicherheit der Daten.

Vertraulichkeit

Die Daten müssen vertraulich bleiben, also für Dritte uneinsehbar sein. Deshalb erfolgt die Datenübertragung meistens nicht über das offene Internet, sondern über virtuelle Übertragungskanäle (VPN). Die Übertragung ist dabei häufig noch verschlüsselt. Über ein geeignetes System von Zugriffsrechten wird dafür gesorgt, dass nur berechtigte Mitarbeiter bestellen können.

Zuverlässigkeit

Die Daten müssen auch rechtsverbindlich sein, da sie ja Rechtsgeschäfte auslösen. Im Bereich von Privatfirmen können diese einzelvertraglichen Regelungen vorbehalten bleiben. Dabei können auch gewisse überschaubare Risiken eingegangen werden. Deshalb sind hier meistens einfach Kennwortsysteme gebräuchlich. Anders sieht es bei Beschaffungssystemen mit Behörden aus. Hier müssen die Dokumente seitens des Lieferanten rechtsverbindlich unterschrieben werden. Dieses erfolgt i. a. durch eine elektronische Signatur.

Vier-Augen-Prinzip

Komplexe Systeme bilden betriebliche Vorgänge ab, die auf den Durchläufen durch verschiedene Genehmigungsinstanzen beruhen. So kann etwa das Vieraugenprinzip (zwei Unterschriften unter einer Bestellung) auch elektronisch realisiert werden.

Die technische Realisierung ist sehr vielfältig. Die Datenübertragung mit XML ist neueren Datums. Bei bestehenden Systemen werden meistens noch eigens entwickelte Datenformate benutzt. Als Programmierbasis wurde häufig Java genommen. Dieses setzt aber eine klare Definition der technischen Anforderungen an den Rechner der anderen Seite voraus und wird daher in der Praxis nur bei geschlossenen Systemen eingesetzt. Bei halboffenen Systemen kann ein Einsatz erfolgen, wenn die eine Seite die Marktmacht besitzt, um dem Vertragspartner die Nutzung bestimmter Hard- und Software vorzuschreiben. Durch den Einsatz von XML ist man bezüglich der Programmiersprachen flexibler geworden. In einigen Fällen, in denen die Bestellungen über ein webbasiertes System erfolgen, werden sowohl das ERP-System des Kunden als auch das des Lieferanten an das Shopsystem angebunden. Hier spielt bei Firmen, die das Warenwirtschaftssystem R/3 der SAP AG verwenden, das Datenaustauschformat IDOC eine bedeutende Rolle. Eine Übersicht einiger Anbieter befindet sich im BIP eSolutions Report 2014, der vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. in Zusammenarbeit mit der amc Group aus Bonn entwickelt wurde.[2]

Selten werden beide Seiten eine gleiche Marktmacht haben. Deshalb kann man von Lieferantensystemen und von Beschaffersystemen sprechen.

Die elektronische Beschaffung nahm ihren Anfang mit Software, die den operativen Einkauf unterstützte (z. B. elektronische Kataloge). Daher wurde zunächst für „elektronische Beschaffung“ und „operative elektronische Beschaffung“ derselbe Begriff verwendet: E-Procurement. Später gelangten dann Softwarelösungen zur Reife, die der als E-Sourcing bezeichneten „strategischen elektronischen Beschaffung“ dienten. So ist es zu erklären, dass in manchen Literaturquellen E-Sourcing als Teilbereich des E-Procurements bezeichnet wird und in anderen nicht.

• Thomas Andreßen: Erfolgreiches Strategisches Management des E-Procurement. In: R. Bogaschewsky, M. Eßig, R. Lasch, Wolfgang Stölzle (Hrsg.): Supply Management Research. Gabler Verlag, Wiesbaden 2010, ISBN 978-3-8349-2057-7, S. 291–312.
• Wieland Appelfeller, Wolfgang Buchholz: Supplier Relationship Management. Gabler Verlag, Wiesbaden 2005, ISBN 3-409-12687-2.
• Walter Brenner, Roland Wenger: Anforderungen an Electronic Sourcing Systeme. In: W. Brenner, R. Wenger (Hrsg.): Elektronische Beschaffung. Gabler Verlag, Heidelberg 2007, ISBN 978-3-540-34018-8, S. 7.
• Supplier Relationship Management. In: Knut Hildebrand (Hrsg.): HMD 228. dpunkt.verlag, Heidelberg 2002, ISBN 3-89864-163-5 (dpunkt.de).
• Peter Kleusberg: E-Collaboration und E-Reverse Auctions. VDM Verlag, Saarbrücken 2009, ISBN 3-639-19034-3, S. 15 f.
• Tobias Kollmann: E-Business: Grundlagen elektronischer Geschäftsprozesse in der Net Economy. Gabler Verlag, Wiesbaden 2007, ISBN 978-3-8349-0680-9.
• Alexander Nekolar: e-Procurement Euphorie und Realität. Springer Verlag, Berlin 2002, ISBN 3-540-43980-3 (e-procurement.info).

1. P. J. H. Baily: Procurement principles and management. Prentice Hall Financial Times, Harlow, England 2008, S. 394.
2. BME e. V. & amc Group: BIP eSolutions Report. BME e. V., Frankfurt/Bonn, Germany 2014. (Memento vom 11. Juni 2014 im Internet Archive).