Activity Based Working

Open-Space-Büro in Montréal

Nur wenige Unternehmen beanspruchen für alle Mitarbeiter die gleichen Arbeitsformen.[1] Globale Megatrends sind Treiber für eine Änderung der Unternehmensstrategien und des Arbeitsverhaltens.[2] Die Herausforderungen für europäische Konzerne im beginnenden 21. Jahrhundert sind neben der digitalen Transformation auch der demographische Wandel, daher müssen die gewählten Bürokonzepte auf diese geänderten Rahmenbedingungen reagieren. Der digitale Wandel der Arbeitswelt hat zu grundlegenden Veränderungen der Arbeits- und Kommunikationsprozesse geführt. Routinetätigkeiten verlieren zunehmend an Bedeutung. Die Beschäftigten rochieren zwischen klassischen Arbeitsplätzen, Besprechungs- und Projekträumen, sowie anderen Standorten und Kunden.

Flexible Organisationsstrukturen und neue Raumkonzepte sind daher erste Ansätze um den globalen Veränderungen zu begegnen. Der Förderung der internen Kommunikation kommt neben der Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern eine große Bedeutung zu.[1]

Louis Lhoest, Partner des niederländischen Beratungsunternehmens Veldhoen+Company beschreibt ABW derart: „Es ist die Unmenge an Wahlmöglichkeiten, die den Arbeitsplatz fit für alle Anforderungen macht.“[3]

Der feste Schreibtischarbeitsplatz wird bei Activity Based Working durch ein offenes Angebot an unterschiedlichen und attraktiv gestalteten Arbeitsstätten ausgetauscht. Die Beschäftigten üben im Tagesverlauf eine Reihe verschiedener Tätigkeiten aus, wie beispielsweise das Verfassen von E-Mails, formelle und informelle Besprechungen, Projektbesprechungen, Telefonieren, Recherchearbeiten, Denkprozesse und Pausen. Teilweise erfolgt die Arbeit in Kooperation mit anderen Mitarbeitern oder allein in differenten Konzentrationsgraden. Eine optimale und vielseitige Bürogestaltung soll dazu beitragen, die Mitarbeiter bei den Arbeiten abseits des klassischen Schreibtischarbeitsplatzes gezielt zu unterstützen.[1] Die aktuelle Tätigkeit wird durch das individuell gewählte Arbeitsumfeld bestmöglich gefördert. Die Arbeitnehmer suchen eigenständig ihre adäquaten Räume zur Arbeit, Kommunikation oder zum Rückzug aus.[2] Desksharing (Shared Space) und Hot Desking kommen neben Home Office (Remote Arbeit) zur Anwendung.[9] Das Spektrum der Arbeitsstätten beinhaltet neben Büroarbeitsplätzen auch variantenreiche und bewegungsorientierte Positionen.[10] Die Arbeitsstätten sind in Form von Flächenmodulen mit dazugehörigen Arbeitsmitteln und Services angeordnet.[11] Arbeiten im Sitzen, Stehen oder Liegen ist ebenso möglich wie im Drehstuhl und Samtsofa oder in der Hängematte.[10]

Kommunikation, Kollaboration und Kostenreduktion sind die drei wesentlichen Ansätze von ABW.[4] Mit dem Bürokonzept sollen Synergien erzielt werden und die Interaktion unter den Mitarbeitern gefördert werden. Die Vorstellung ist, dass die Beschäftigten mit multiplen Arbeitsstätten effektiver arbeiten. Zudem ist der benötigte Raumbedarf pro Mitarbeiter kleiner durch die effizientere Nutzung der Fläche.[12] Das Multi Space-Büro (Open-Space-Büro) soll daneben ein attraktives Arbeitsumfeld bieten, um die signifikante Flächenreduzierung qualitativ zu kompensieren und neue agile Arbeitsmethoden zu unterstützen.[1]

Das traditionelle Führungsverständnis wird durch das Bürokonzept geändert, da Hierarchien nicht mehr räumlich-physisch abgebildet werden. Das Führungspersonal bis zum Vorstand beziehungsweise Chief Executive Officer (CEO) arbeitet unter denselben Bedingungen wie alle anderen Mitarbeiter.

Der vollständige Verlust von fest zugeteilten Arbeitsplätzen kann negative gesundheitliche Auswirkungen auf die betroffenen Arbeitnehmer haben.[12] Viele Studien zeigen die nachteiligen Effekte von Desksharing auf, die möglicherweise die positiven Effekte von ABW-Arbeitsplätzen überwiegen. Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz beklagen sich über den Mangel an Schreibtischen.[15] Lärmbelästigungen und Konzentrationsstörungen sind neben der fehlenden Privatsphäre die Hauptkritikpunkte an offenen Bürokonzepten.[16][17][18] Mitarbeiter sind mitunter besorgt, wenn sie keinen festen Schreibtisch haben und das Clean-Desk-Prinzip führt dazu, dass für persönliche Gegenstände (Familienfotos, Nippes) kein Platz mehr ist. Der emotionale Bezug zum Arbeitsplatz geht verloren.[12][15] Die ungewohnte und flexible Arbeitsumgebung kann bewirken, dass Mitarbeiter ihre Kollegen nicht mehr finden und sie unnötige Zeit für deren Suche aufwenden müssen.[15] Um diesem Problem entgegenzuwirken, wurde bereits eine spezielle Anwendungssoftware (App) entwickelt, damit Mitarbeiter im Gebäude geortet werden können. Die App hilft den Tracking-Prozess zu unterstützen.[14]

Für eine Gruppe von Personen – beispielsweise flexible und autonome Mitarbeiter – wirkt die ABW-Arbeitsumgebung positiv und unterstützend. Die Forschung zeigt jedoch, dass viele Mitarbeiter nicht gut mit den aktivitätsbezogenen Arbeitsplätzen zurechtkommen. Der gewählte Führungsstil – als sozialer und kultureller Faktor – ist maßgeblich für den Erfolg von ABW verantwortlich.[15]

Eine weltweite Studie zu Bürokonzepten aus dem Jahre 2018 hat gezeigt, dass klassische Zellenbüros bei Mitarbeitern in puncto Zufriedenarbeit, Wohlfühlen und Effektivität jeweils führend sind im Vergleich zu anderen Konzepten wie Activity Based Working, Kombibüros oder Open Space-Strukturen.[19]

Nach Auffassung von Christian Scholz, Professor für Organisation und Arbeitslehre an der Universität des Saarlandes in Saarbrücken, entspricht das erzwungene Desksharing nicht den Bedürfnissen der Menschen. „Wer fühlt sich wohl, wenn er jeden Morgen die Reise nach Jerusalem antreten und einen freien Schreibtisch suchen muss?“ (Christian Scholz, 2018) Das oktroyierte aktivitätsbezogene Arbeiten wird nicht von allen Mitarbeitern als positiv wahrgenommen. Scholz führt dazu aus: „Zum Telefonat ein freies „Telefonhäuschen“ suchen, für ein Gespräch mit Kollegen in die „Bushaltestelle“ gehen, das hat überhaupt nichts mit Wohlfühlen, Sicherheit und Struktur zu tun. Da ändert auch die bunte Couch, das Bällebad und das Spielzimmer nichts.“[20]

• Bürokonzept
• Desksharing
• Hot Desking
• Großraumbüro

• Werner Seiferlein, Christine Kohlert: Die vernetzten gesundheitsrelevanten Faktoren für Bürogebäude. Verlag Springer Fachmedien Wiesbaden, 2018, ISBN 978-3-658-20851-6.
• Erik Veldhoen: The Demise of the Office. Verlag Uitgeverij 010, 1995, ISBN 90-6450-272-2.