بضاعة موجودة

هناك أربعة أسباب لوجود المخزون

1. الوقت يتمثل التعطل بسبب الوقت في سلسلة التوريد بدءا من المورد ووصولا إلى المستخدم في كل مرحلة، ويتطلب ذلك المحافظة على كميات معينة من المخزون لاستخدامها في هذه المهلة الزمنية. بينما في الواقع الهدف من المخزون هو استهلاكه خلال «الاختلافات في وقت المهلة». ووقت المهلة نفسه يمكن تغييره عن طريق طلب ذلك قبل عدة أيام.
2. عدم اليقين: توجد المخازن كحواجز للاحتراز عند عدم اليقين في الطلب والعرض وحركة البضائع.
3. وفورات الحجم - حالة مثالية من «وحدة واحدة في وقت واحد في مكان معين حيث يحتاجها شخص ما عندما يحتاج إليها» وهو مبدأ يميل إلى تكبد الكثير من التكاليف من حيث الخدمات اللوجستية، لذلك أدى كل من الشراء بكميات كبيرة والحركة والتخزين إلى وفورات الحجم، وبالتالي المخزون.
4. تقدير القيمة: في بعض الحالات، يعود المخزون بالقيمة المطلوبة عندما يتم الاحتفاظ به لبعض الوقت للسماح له بأن يصل إلى مستوى الاستهلاك أو الإنتاج المطلوب. يمكن أن تنطبق كل هذه الأسباب لوجود المخزون على أي مالك أو منتج.

Stock Keeping Unit (SKU)- * كود التخزين التعريفي لسلعة معينة هو مجموعة مميزة من جميع المكونات التي تم تجميعها في السلعة القابلة للشراء. وبالتالي فإن أي تغيير في التعبئة والتغليف أو المنتج يعطي كود تخزين تعريفي جديد. ويساعد هذا المستوى من المواصفات المفصلة في إدارة المخزون. Stockout - تعني نفاد المخزون من كود التخزين التعريفي لسلعة معينة. New old stock (NOS)- * مخزون قديم جديد هو مصطلح يستخدم في مجال الأعمال التجارية للإشارة إلى البضائع المعروضة للبيع التي تم تصنيعها منذ فترة طويلة ولكن لم يتم استخدامها من قبل، كما قد لا يتم إنتاج مثل هذه البضائع بعد الآن. وقد يكون المخزون القديم الجديد مصدر السوق الوحيد من سلعة معينة في الوقت الحاضر.

1. المخزون الاحتياطي\مخزون الأمان
2. إعادة ترتيب مستوى
3. المخزون الدوري (المستخدم في عمليات الدفع وهو المخزون المتوفر باستثناء المخزون الاحتياطي)
4. الفصل (المخزون الاحتياطي الذي يكون بين الآلات في عملية واحدة ويعد بمثابة احتياط للآلة التالية مما يسمح بالتدفق السلس للعمل بدلا من انتظار الآلة السابقة أو التالية في نفس العملية)
5. المخزون المتوقع (بناء مخزون إضافي لفترات تزايد الطلب - مثل المثلجات في فصل الصيف)
6. المخزون في مرحلة الإعداد (السلع التي لا تزال في عملية النقل أو التوزيع –تكون قد غادرت المصنع ولكن لم تصل إلى العميل بعد)

في حين أنه غالبا ما يناقش المحاسبين المخزون من حيث السلع المعروضة للبيع فإن المؤسسات - مثل المصانع وموفري الخدمات والمؤسسات غير الربحية- تمتلك أيضا مخزونا لا تنوي بيعه (مثل التجهيزات والأثاث والتموين وغير ذلك) والذي يميل المصنعون والموزعون و«تجار الجملة» إلى تجميعه في المستودعات. قد يوجد مخزون تجار التجزئة في مستودع أو في متجر أو محل في متناول الزبائن، بينما يمكن حجز المخزون الذي لا نية لبيعه للعملاء أو الزبائن في أي مبنى تابع لأغراض المؤسسة. يرتبط المخزون بالنقد فإذا كان غير محكم سيصبح من المستحيل معرفة المستوى الفعلي للمخازن وبالتالي يستحيل السيطرة عليها. في حين تمت مناقشة أسباب وجود المخزون فيما سبق، فإن معظم مؤسسات التصنيع تقسم مخزون «السلع المعدة للبيع» إلى: المواد الخام - وهي المواد والمكونات المقرر استخدامها في صنع المنتج. Work in process (WIP) - جار العمل عليها وهي المواد والمكونات التي بدأ تحويلها إلى سلع تامة الصنع. بضاعة تامة الصنع - البضاعة الجاهزة للبيع إلى العملاء. سلع المعدة لإعادة البيع - البضائع المعادة القابلة للبيع. مخزون جار نقله. مخزون البضاعة المودعة. على سبيل المثال:

تتضمن مواد مخزون مصنع للأغذية المعلبة من المواد الخام مكونات صنع الأطعمة المعدة للتعليب، وعلب فارغة وأغطيتها (أو لفائف الصلب أو الألومنيوم لصنع تلك المكونات), وملصقات، وأي شيء آخر (لحام، غراء وغير ذلك) من شأنه أن يشكل جزءا من العلب الجاهزة. وتشمل المواد التي يجري العمل عليها المواد من بداية العمل عليها حتى تصبح كاملة وجاهزة للبيع على تجار الجملة أو التجزئة، مثل أوعية الطعام المعد، أو علب معبأة لم تصنف بعد، أو أجزاء فرعية للمكونات الغذائية كما قد تشمل أيضا العلب الجاهزة التي لم يتم تعبئتها في الكراتين أو نقالة التخزين. يتكون مخزون البضائع تامة الصنع من جميع العلب المعبأة والمصنفة في مستودعها التي قد تم تصنيعها ويرغب في بيعها لموزعي الأطعمة (تجار الجملة) وللمتاجر (تجار التجزئة) وربما حتى للمستهلكين من خلال ترتيبات مثل متاجر المصنع ومراكز سوق التصريف.

هدف إدارة المخزون الناتج من الطلب هو تناسب المخزون. والنتيجة الأولوية المثلى هي أن يكون عدد الأيام (أو الساعات أو غيره) التي يستغرقها وجود المخزون هو نفسه في جميع المنتجات بحيث تنفذ جميع المنتجات في وقت واحد. وفي مثل هذه الحالة لن يكون هناك «مخزون زائد» وذلك يحدث عندما يزيد منتج على منتج آخر بحيث ينفد الثاني قبل الأول. ويعد المخزون الزائد دون المستوى الأمثل وذلك لأن الأموال التي تم انفاقها في الحصول عليه يمكن أن تستخدم بشكل أفضل في مكان آخر، مثال: في المنتج الذي نفذ للتو. والهدف الثانوي من تناسب المخزون هو تقليل المخزون وذلك من خلال دمج التنبؤ الدقيق بالطلب مع إدارة المخزون بدلا من قصر النظر على المعدلات الماضية فقط حيث من المتوقع التوصل إلى نتيجة أفضل وأكثر دقة من ذلك بكثير. دمج التنبؤ بالطلب في إدارة المخزون بهذه الطريقة يسمح أيضا بالتنبؤ بنقطة «هناك حيز له» عندما يكون مكان التخزين محدود على أساس كل منتج .

تعد تقنية تناسب المخزون أنسب للمخزون الذي يبقى مخفيا عن نظر المستهلك بدلا من أنظمة "keep full" «ابقه ملآن» حيث قد يرغب مستهلك التجزئة أن يرى رفوف كاملة من المنتجات التي يشتريها حتى لا يعتقد أنه يبتاع بضاعة قديمة أو غير مرغوبة أو منتهية الصلاحية كما تختلف عن أنظمة "trigger point" «نقطة الانطلاق» حيث يعاد ترتيب المنتج عندما يصل إلى مستوى معين، يستخدم التناسب في المخزون بشكل فعال في عمليات التصنيع في الوقت المناسب وفي تطبيقات البيع بالتجزئة التي لا يعرض فيها المنتج للأنظار. أحد الأمثلة الأولى لاستخدام تناسب المخزون في الولايات المتحدة هو في تطبيق للتجزئة لوقود المركبات. حيث تم تخزين وقود المركبات (البنزين مثلا) بشكل عام في صهاريج تخزين تحت الأرض ولم يعلم سائقو المركبات ما إذا كانوا يبتاعون البنزين من أعلى أو أسفل الخزان ولم يهتموا حتى لذلك. بالإضافة إلى ذلك فإن هذه لخزانات تمتلك الحد الأقصى للسعة ولا يمكن زيادة تعبئتها، وأخيرا فإن المنتج باهظ الثمن لذلك استخدم تناسب المخزون لتحقيق التوازن في المخزون على درجات مختلفة من وقود المركبات، حيث يخزن كل منها في صهاريج مخصصة بما يتناسب مع المبيعات لكل درجة، ولا ينظر المستهلك ولا حتى يقيم المخزون الزائد لذلك يصبح (حرفيا) أموالا تغرق في باطن الأرض. ويقلل تناسب المخزون من كمية المخزون الزائد التي يتم نقلها إلى المخزن باطن الأرض . تعد شركة Petrolsoftأول من وضع ونفذ تطبيق وقود المركبات هذا وذلك في عام 1990 لصالح منتجات شركة شيفرون ومعظم شركات النفط الكبرى تستخدم هذه الانظمة اليوم.

ويعتقد أن استخدام تناسب المخزون في الولايات المتحدة قد تم استيحاؤه من إدارة المخزون «في الوقت المناسب» "Just in time" اليابانية التي علت شهرتها من خلال شركة تويوتا موتورز في الثمانينات.

مخزون المؤسسة يمكن أن يكون له سلبيات وإيجابيات، لأنه يحسب كأصل في الميزانية العمومية، ولكنه أيضا يقيد الأموال التي يمكن أن تخدم أغراض أخرى، ويتطلب نفقات إضافية لحمايته. كما قد يسبب المخزون نفقات ضريبية كبيرة اعتمادا على قوانين بلدان معينة تخص انخفاض قيمة المخزون كما هو الحال في شركة Thor Power Tool Company v. Commissioner. يظهر المخزون كأصول حالية في الميزانية العمومية للمؤسسة لأنه يمكن للمؤسسة من حيث المبدأ تحويله إلى نقود من خلال بيعه. بعض المنظمات تنفذ مخزونا أكبر مما تتطلبه عملياتها من أجل تضخيم قيمة الأصول الظاهرة وأرباحها المتوقعة. بالإضافة إلى أن المخزون المكتسب يقيد المال يمكن له أيضا أن يجلب تكاليف مرتبطة بمساحة المستودعات، والمرافق العامة، وتكاليف التأمين التي تغطي الموظفين ليهتموا بها ويقوموا بحمايتها من الحرائق والكوارث الأخرى مثل التلف والانكماش (والسرقة وحدوث الخطأ) وغيرها. يمكن أن تزيد تكاليف الاحتفاظ تلك: ما بين ثلث ونصف قيمة استحواذها سنويا. إن الشركات التي تخزن مخزونا قليلا جدا لا يمكنها الاستفادة من الطلبات الكبيرة من الزبائن إذا لم تكون قادرة على تسليمها. إن الأهداف المتضاربة من أجل التحكم في التكلفة وخدمة العملاء غالبا ما تجعل مدراء التنفيذ والمدراء الماليون للمؤسسة يتنافسون ضد مبيعاتها وأقسامها التسويقية. وغالبا ما يتلقى مندوبي المبيعات -على وجه الخصوص- مدفوعات عمولة المبيعات لذلك قد تقلل السلع غير المتوفرة من دخلهم الشخصي المحتمل. يمكن الحد من هذا الصراع عن طريق تقصير وقت الإنتاج ليكون قريبا من وقت التسليم أو أقل من وقت التسليم الذي يتوقعه الزبون. وهذا الجهد والمعروف باسم «الإنتاج دون تخزين» سيقلل إلى حد كبير من رأس مال العمل المقيد في المخزون وسيخفض تكاليف التصنيع (انظر نظام إنتاج تويوتا)

من خلال مساعدة المنظمة على اتخاذ قرارات أفضل يمكن للمحاسبين مساعدة القطاع العام على التغير بطريقة إيجابية جدا والتي تقدم قيمة زائدة لاستثمارات دافعي الضرائب. ويمكن أن يساعد أيضا على تحفيز التقدم وضمان استدامة الإصلاحات وفاعليتها على المدى الطويل من خلال ضمان أن يتم الاعتراف بذلك النجاح بشكل مناسب في أنظمة المؤسسة للمكافآت الرسمية وغير الرسمية معا. إن القول بأن لهم دور رئيسي يؤدوه هو تصريح مكبوح حيث يرتبط التمويل بمعظم العمليات التجارية الرئيسية إن لم يكن جمعيها في داخل المنظمة. ينبغي على التمويل توجيه نظم الإشراف والمساءلة التي تضمن بأن أعمال المنظمة تجري بشكل ملائم وأخلاقي، فمن المهم أن تكون هذه الأسس قد وضعت بإحكام. وغالبا ما تكون هي الاختبار الحاسم لأن يكون وضع ثقة الناس في هذه المؤسسة يعني الربح أو الخسارة. يجب على التمويل أيضا تقديم المعلومات والتحليلات وإعطاء المشورة لتمكين مديري خدمة المنظمات من العمل بفعالية. هذا يتجاوز الانهماك التقليدي بالميزانيات - كم أنفقنا حتى الآن؟ كم تبقى لم نقم بإنفاقه؟ فالغاية هي مساعدة المنظمة على فهم أدائها بشكل أفضل، وهذا يعني القيام بالاتصالات وفهم العلاقات بين المدخلات المعطاة - الموارد التي تم استثمارها - والمخرجات والنتائج التي حققوها، وكذلك فهم المخاطر وإدارتها بفعالية داخل المنظمة وأنشطتها.

عندما يشتري التاجر البضائع من مخزون ما يتم تخفيض قيمة المخزون من حساب تكلفة البضاعة المباعة، يعد هذا أمرا بسيطا حيث أن تكلفة البضاعة لم تختلف عن تلك الموجودة في المخزن، ولكن عندما يحدث ذلك يتعين الاستعانة بطريقة متفق عليها لتقييمها. بالنسبة لبنود السلع التي لا يمكن للمرء تتبعها بشكل فردي يجب على المحاسبين اختيار الطريقة التي تتناسب مع طبيعة عملية البيع. توجد طريقتان شائعتان وهما: (محاسبية البضاعة الداخلة أولا تصرف أولا (FIFO) - محاسبية البضائع الداخلة أخيرا تصرف أولا (LIFO)) تحسب محاسبية البضاعة الداخلة أولا الوحدة التي وصلت للمخزون أولا كأول ما تم بيعه، بينما تحسب محاسبية البضائع الداخلة أخيرا الوحدة التي وصلت للمخزون أخيرا كأول ما تم بيعه. يمكن للطريقة التي سيختارها المحاسب أن يكون لها تأثير كبير على صافي الدخل والقيمة الدفترية وبالتالي على الضرائب. باستخدام محاسبية البضائع الداخلة أخيرا تصرف أولا للمخزون ترسل الشركة تقاريرا عامة لصافي الدخل المنخفض وللقيمة الدفترية المنخفضة ويرجع ذلك إلى آثر التضخم. هذه النتائج بصفة عامة تؤدي إلى انخفاض الضرائب. بسبب قدرة محاسبية البضائع الداخلة أخيرا تصرف أولا على تحريف قيمة المخزون. قامت مبادئ المحاسبية المقبولة عموما للمملكة المتحدة ومعيار المحاسبة الدولي بحظر محاسبية البضائع الداخلة أخيرا تصرف أولا بشكل فعال.

يستخدم محاسبة التكاليف القياسية نسب تسمى بالكفاءات والتي تقارن العمل والمواد المستخدمة فعليا لإنتاج البضاعة مع تلك التي قد تتطلبها السلع ذاتها تحت شروط «المعيار». بما ان الشروط الفعلية والمعيارية متشابهة، فإن بعض المشكلات ستظهر. وللأسف تم تطوير أساليب محاسبة التكاليف المعيارية قبل حوالي 100 سنة عندما كان العمل يشكل التكلفة الأكثر أهمية في السلع المصنعة. تستمر الأساليب المعيارية بالتأكيد على كفاءة العمل بالرغم من أن الموارد تشكل الآن جزءا صغيرا (جدا) من التكلفة في معظم الحالات. محاسبة التكاليف المعيارية يمكن أن تؤذي المدراء والعمال والشركات بعدة طرق. على سبيل المثال يمكن لقرار سياسي بزيادة المخزون أن يضر تقييم أداء مدير الصناعات. يتطلب لزيادة المخزون زيادة في الإنتاج مما يعني أن العمليات يجب أن تنفذ بمعدلات أعلى. عندما يحدث خطب ما فإن العملية تستغرق وقتا أطول وتستهلك وقتا أكثر من وقت العمل المعياري. يكون المدير مسئولا عن هذا الإفراط رغم أنه لا يملك السيطرة على متطلبات الإنتاج أو المشكلة. في الأوقات الاقتصادية السيئة تستخدم الشركات نفس الكفاءة لتقليص قوتها العاملة أو تستخدم ما يكفي منها أو بدل من ذلك تقوم بتقليصها. يملك العمال في ظل هذه الظروف سيطرة أقل من مدراءهم على المخزون الزائد وتكلفة الكفاءة. وقد وافق العديد من محاسبين المالية والتكاليف لسنوات عديدة على الرغبة في استبدال محاسبة التكاليف المعيارية. ومع ذلك لم يسبق وجود من نجح بالقيام بذلك.

وضع إلياهو ام. جولدرات نظرية القيود كجزء لمعالجة مشاكل محاسبية التكاليف في ما يسميه «عالم التكلفة.» وقام بتقديم بديلا يسمى بالمحاسبية الإنتاجية التي تستخدم الإنتاجية (المال من أجل السلع التي تباع للعملاء) بمكان الإخراج (السلع المنتجة التي قد تبيع المخزون أو تزيده) ويعتبر العمل كتكلفة ثابتة بدلا من أن تكون متغيره. يعرّف المخزون ببساطة كأي شي تمتلكه المؤسسة وتعتزم بيعه بما في ذلك المباني والآلات وأشياء أخرى كثيرة بالإضافة إلى الفئات المذكورة هنا. تقر المحاسبية الإنتاجية فئة واحدة فقط من التكاليف المتغيرة: التكاليف المتغيرة الفعلية، مثل المواد والمكونات والتي تختلف بشكل مباشر مع الكمية المنتجة. يبقى مخزون السلع مكتملة الصنع أصول الميزانية العمومية إلا أن نسب كفاءة العمل لم تعد تقيّم المدراء والعمال. بدلا من وجود تحفيز لخفض تكلفة العمل، تقوم المحاسبية الإنتاجية بتركيز الاهتمام على العلاقات بين الإنتاجية (الإيرادات أو الدخل) من جهة ونفقات التشغيل التي يمكن السيطرة عليها والتغيرات في المخزون من جهة أخرى.