أرشفة

في مجال علم المكتبات والمعلومات، الكشاف[1] أو التكشيف دليل منهجي لموضع أو مكان الكلمات أو

المفاهيم أو الموضوعات الأخرى من الكتب أو الدوريات أو غير ذلك من المطبوعات ويتكون

الكشاف من سلسلة من المداخل لا ترتب وفق الترتيب الذي تظهر به في الشكل المطبوع وإنما وفق نمط

آخر من الترتيب (مثل الترتيب الهجائي) يختار لتمكين المستفيد من إيجادها بسرعة مع

الوسائل التي تبين موضع أو مكان كل وحدة وتكون مرتبة حسب عنوانها أو موضوعها أو حسب

المؤلف أو حسب رمز التصنيف ويكن أن الكشافات مترابطة مع بعضها حسب المصطلحات عندما

تكون الموضوعات التي يتم البحث عنها مركبة وقد يمكن استخدام الحاسوب لإعداد كشاف للبحث عن

كلمة في نص معين ويسمي كشاف كلمات النص.

أشكال الكشافات:

الكشافات التقليدية وتكون على شكل كتاب أو ملحقة بدورية.

الكشافات غير التقليدية وتكون على شكل مصغرات ميكروفيلم أو ميكروفيش أو على شكل شريط ممغنط أو قرص ممغنط أو قرص ليزر CD-Rom حيث يكون جزءا من نظام المعلومات ويتم عرضها على الحاسوب.

وللكشافات العديد من الأنواع:

منها كشافات الكتب ومنها كشافات الدوريات ومنها كشافات الصحف مثل كشاف جريدة الأهرام الذي صدر العدد الأول منه في بداية عام 1974 عن مركز التنظيم والمايكروفلم في مؤسسة الأهرام بالقاهرة وكشاف جريدة الاتحاد التي تصدر عن مؤسسة الاتحاد للصحافة والنشر في مدينة أبوظبي وقد صدر هذا العدد الأول لهذا الكشاف الشهري والفصلي في بداية عام 1981 وكشاف جريدة الثورة في بغداد والذي صدر عام 1988 عن مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج.

كشافات المجلات وهي تصدر عن مؤسسات إعلامية وتوثيقية مثل كشاف مجلة المورد التي تصدر في بغداد وكشاف مجلة الدوحة التي تصدر في قطر وكشاف مجلة الوثيقة التي تصدر في البحرين وهي كشافات تبين للباحث عناوين المقالات والمواد المكشفة وأسماء كتاب المقالات والمكان المكتوبة فيه من حيث اسم الدورية ومكان صدورها وتاريخ نشر المقالة والصفحات الواردة فيها.

من الكشافات الشاملة الشاملة للدوريات الأجنبية دليل القراء إلى أدبيات الدوريات Reader's Guide to Periodical Literature الذي يصدر في نيويورك بشكل نصف شهري مرتين في الشهر ويقوم هذا المطبوع بتوثيق مقالات ودراسات وبحوث لأكثر من 150 مجلة أجنبية.

و هناك كشافات تغطي عدة دوريات متخصصة في مجال موضوعي معين كما هو الحال في كشاف المجلات التربوية ERIC وكشاف مجلات علم المكتبات والمعلومات LISA.

يضم كشاف الدوريات عادة الكشافات التالية:

1.كشاف الموضوعات ترتب هجائيا حسب موضوع كل مقال وتضم كافة المعلومات الببليوغرافية عن المقالات.

2.كشاف المؤلفين: وهو يرتب المؤلفين هجائيا ويعطي رقم المادة التي ظهرت لهم في الكشاف الموضوعي.

3.كشاف العناوين:و يرتب عناوين المقالات التي ظهرت في الكشاف الموضوعي هجائيا ويشير إلى الرقم الذي ظهر فيه المقال في الكشاف الرئيسي.

كشافات الصحف وهي كشافات تبوب وتصنف المقالات والدراسات والأخبار وتسهل متابعاتها والرجوع إليها بأقل جهد وأقصر فترة زمنية ممكنة وقد تكون هذه الكشافات لصحيفة واحدة أو لعدة صحف.

تضم البيانات الببليوغرافية التي ترد في كشافات الصحف اسم كاتب المقال أو الخبر إن ظهر وعنوان الخبر كاملا رقم العدد وتاريخه ورقم الصفحة ويرمز له بالحرف ص ورقم العمود ويرمز له بالحرف ع أو عم إذا كان الخبر أو المقال يشتمل على صور فتوضع كلمة مصور بين قوسين في نهاية البيانات.